Ο φάκελος 3 περιέχει έγγραφα προς τον Δήμαρχο Κοζάνης το έτος 1947 Αστέριο Τέρπο . Υπάρχουν εισερχόμενα έγγραφα από τον κύριο Ιωάννη Αντωνιάδη βουλευτή Κοζάνης , το σώμα Ελλήνων προσκόπων ,το κόμμα βασιλόφρονών Εθνικής Αντιστάσεως , το Δήμο Φλωρίνης , τον σύνδεσμο κυνηγών Κοζάνης << Η Άρτεμις>> τον Κύριο Σπύρο Μοτσένιγο καθηγητή του Ελληνικού Ωδείου Αθηνών ,τον Κύριο Δημήτριο Ζησόπουλο βουλευτή Νομού Κοζάνης , το κρατικό νοσοκομείο Κοζάνης και την Εθνική οργάνωση νεολαίας Ελλάδος .
Ο φάκελος 1 περιέχει εισερχόμενα έγγραφα προς τον Δήμαρχο Κοζάνης τα έτη 1919-1925.Το έτος 1919 Δήμαρχος Κοζάνης διετέλεσε ο κύριος Ηλίας Βάμβακάς ενώ το έτος 1925 ο κύριος Αστέριος Τέρπος .Τα έγγραφα που εμπεριέχονται στο φάκελο αυτό είναι επιστολές προς τους Δήμαρχους Κοζάνης από το Δήμαρχο Σερβίων ,την κοινότητα Καιλαρίων ,τη γραμματεία Οικονομικής εφορίας ,το γραφείο ανταλλαγής και την κοινότητα Σερβίων .
Στο φάκελο 4 υπάρχουν επιστολές του Δημάρχου Κοζάνης προς διαφόρους φορείς το έτος 1945. Δήμαρχος Κοζάνης το έτος 1945 διετέλεσε ο κύριος Χρηστάκης Κωνσταντίνος καθώς και ο κύριος Ιωάννης Γκόρας. Εξερχόμενη αλληλογραφία προς τη γενική διεύθυνση Μακεδονίας ,προς τον Δήμο ΠτολεμαΪδος , την κεντρική επιτροπή ανέγερσης μνημείων στην Ελλάδα και προς το Υπουργείο Συγκοινωνίας .
Περιλαμβάνονται διάφορες επιστολές προς τον Δήμαρχο Κοζάνης, αναμνηστικό δίπλωμα του Ελληνικού Ορειβατικού Συνδέσμου και Δηλώσεις ζημιών πολέμου.Επίσης, περιέχονται επιστολές προς το Δημοτικό Λυσσιατρείο, διάφοροι λόγοι του Δημάρχου Κοζάνης Δημητρίου Ι.Τέρπου και αγνώστων ομιλητών για θέματα που αφορούν την Κοζάνη.
Περιέχονται χειρόγραφα έγγραφα του Δήμου Κοζάνης σχετικά με το πρόγραμμα εορτής που αφορά την επέτειο της απελευθέρωσης της Κοζάνης (07/10/1913) και διακήρυξη του Δημάρχου Κοζάνης Ν.Γ. Αρμενούλη (23/01/1913) σχετικά με την ονοματοθεσία δρόμων. Επίσης, περιλαμβάνεται χειρόγραφη επιστολή από τον Τριανταφυλλόπουλο προς τον Δήμαρχο Κοζάνης με θέμα τη μείωση πλυντικών (27/07/1913) και χειρόγραφη διακήρυξη του Δημάρχου Κοζάνης προς τον λαό της Κοζάνης για την ευκαιρία της κατάπαυσης των εχθροπραξιών του Β' Βαλκανικού πολέμου(07/10/1913).
Αλληλογραφία του Κωνσταντίνου και Δημήτριου Κοβεντάρου με τον Δήμαρχο Κοζάνης Βασίλειο Ματιάκη, για την οικονομική ενίσχυση έργων που αφορούν το Δημαρχείο Κοζάνης και την προέκταση του για την Βιβλιοθήκη. Επίσης για το το κολυμβητήριο, το τουριστικό περιπτέρο, τον Μουσικό Σύλλογο Πανδώρα και άλλων δράσεων στον Δήμο Κοζάνης.
Επιστολή του Κων. Κοβεντάρου προς τον Δήμαρχο Κοζάνης Βασίλη Ματιάκη με ημερομηνία 13/06/1961, στην οποία όπως αναφέρεται από τον ίδιο εσωκλείεται επιταγή πέντε χιλιάδων δπλαρίων (5.000$) για τις εργασίες του Δημοτικού Μουσείου και της Βιβλιοθήκης. Στην επιστολή αναφέρεται επίσης η ύπαρξη πισίνας σε λειτουργία στη Νάουσα, κάτι που δεν είχε επιτευχθεί μέχρι στιγμής στην Κοζάνη στην οποία πρέπει να εντατικοποιηθούν οι προσπάθειες προς αυτή την κατεύθυνση. Τέλος στέλνει χαιρετισμούς στους φίλους, στα μέλη του Δημοτικού Συμβουλίου και στην επιτροπή ( λογικά του Κοβενταρείου Ιδρύματος) που εργάζονται για το καλό της Κοζάνης.
Επιστολή του Κων. Κοβεντάρου προς τον Δήμαρχο Κοζάνης Βασίλη Ματιάκη με ημερομηνία 15/01/1960, η οποία αναφέρεται στα σχέδια της βιβλιοθήκης και του Δημαρχείου. Ο Κων. Κοβεντάρος θεωρεί ότι δεν πρέπει να ληφθούν υπόψιν τα σχέδια της βιβλιοθήκης, αλλά να γίνει φωτεινή με πολλά και μεγάλα παράθυρα. Τους εφιστά την προσοχή ώστε να μεριμνήσουν να γίνει ένα κτήριο καλό, απλό και μοντέρνο. Εσωκλείει την πρώτη επιταγή αξίας 5.000 $ για να ξεκινήσουν οι εργασίες. Παρακαλεί τον Δήμαρχο να τον ενημερώνει για τις λεπτομέρειες διότι δεν είναι σε θέση να έλθει στην αγαπημένη του Κοζάνη. Τέλος τον παροτρύνει να συνεννοηθεί με τον αδελφό του Νικόλαο και τον ανηψιό του Γ. Ζωγράφου που έχουν χρόνο διαθέσιμο να τους φανούν χρήσιμοι στην οικοδομή.
Επιστολή του Κων. Κοβεντάρου προς τον Δήμαρχο Κοζάνης Βασίλη Ματιάκη, με ημερομηνία 25/07/1962, όπου επισημάνει ότι οι τεχνικές εργασίες στο Δημαρχιακό Μέγαρο και στην Βιβλιοθήκη με το Μουσείο δεν έχουν τελειώσει ακόμη. Ο Κων. Κοβεντάρος περιμένει ενημέρωση για την κατάσταση. Υπάρχουν δύο ημερομηνίες στην επιστολή, στην αρχή και στο τέλος, με διαφορά 8 ημερών.
Επιστολή του Κων. Κοβεντάρου προς τον Δήμαρχο Κοζάνης Βασίλη Ματιάκη με ημερομηνία 5/04/1961, στην οποία αναφέρεται ότι εσωκλείεται επιταγή πέντε χιλιάδων δολαρίων (5.000$) της First National Bank Baltimore. Είναι η δεύτερη επιταγή για την κατασκευή του κτηρίου της βιβλιοθήκης που στέλνει ο Κων. Κοβεντάρος, στην οποία αναφέρεται επίσης και το όνομα του αδερφού του Δημητρίου. Ο αποστολέας ζητά να ενημερωθεί για τα εξής: Τις λεπτομέρειες των εργασιών του κτηρίου. Για το χρηματικό ποσό που τους υποσχέθηκε ο πρωθυπουργός. Για το ζήτημα της κατασκευής της πισίνας και εάν το αφήσουν να χαθεί.
