Ο Φ01 περιλαμβάνει:
1. Δελτίου τύπου με αποτελέσματα του 1ου Πανελληνίου διαγωνισμού ποίησης και διηγήματος της "Κοβενταρείου" Δημοτικής Βιβλιοθήκης Κοζάνης με θέμα "Πόλεμος και Ειρήνη".
2. Πρακτικά με αρ. 1-2/2015 που αφορούν στη συνάντηση της κριτικής επιτροπής για το διαγωνισμό λογοτεχνίας με θέμα : "Πόλεμος και Ειρήνη", η οποία αποτελούνταν από τα παρακάτω μέλη : Α. Γρηγόριο Κοντό, Β. Γεώργιο Δελιόπουλο και Γ. Βασίλη Καλογήρου. Σκοπός της συνάντησης αυτής ήταν η επιλογή των διακριθέντων έργων του διαγωνισμού λογοτεχνίας, καθώς και η έκδοση των αποτελεσμάτων.
3. Ονόματα αυτών που έλαβαν μέρος στο διαγωνισμό.
4. Αποτελέσματα του διαγωνισμού ποίησης της Κ.Δ.Β Κοζάνης, με τους τίτλους διηγήματος.
5. Βιογραφικό σημείωμα της Μυρούλας Γ. Μαππούρα. Συμμετείχε στο λογοτεχνικό διαγωνισμό της Κοβενταρείου Δημοτικής Βιβλιοθήκης με θέμα Πόλεμος και Ειρήνη, με το διήγημα "Μια αγκαλιά δίνει φτερούγες".
6. Βιογραφικό σημείωμα της Ευφροσύνης Πιτσαλίδου. Συμμετείχε στο λογοτεχνικό διαγωνισμό της Κοβενταρείου Δημοτικής Βιβλιοθήκης με θέμα Πόλεμος και Ειρήνη, με το διήγημα "Γελάμε μαζί".
7. Συμμετοχή του Θανάση Ε. Παπαδημητρίου στο λογοτεχνικό διαγωνισμό της ΚΔΒ Κοζάνης, με το διήγημα "ΚΥΤΙΟ ΠΥΡΟΜΑΧΙΚΩΝ".
8. Βιογραφικό του συγγραφέα Φράγκου Γεωργίου. Συμμετείχε στο λογοτεχνικό διαγωνισμό της ΚΔΒ Κοζάνης, με το διήγημα "Πόλεμος στην πορτοκαλί πόλη".
9. Βιογραφικό σημείωμα της Κουτσούμπου Κωνσταντίνας. Συμμετείχε στο λογοτεχνικό διαγωνισμό της ΚΔΒ Κοζάνης, με το διήγημα "Πόλεμος και Ειρήνη".
10. Βιογραφικό σημείωμα του Νίκου Κυριακίδη. Συμμετείχε στο λογοτεχνικό διαγωνισμό της ΚΔΒ Κοζάνης, με το ποίημα "Εποχές πολέμου".
11. Βιογραφικό σημείωμα της Θεοφίλου Ελευθερίας. Συμμετείχε στο λογοτεχνικό διαγωνισμό της ΚΔΒ Κοζάνης, με το ποίημα "Το κατά Άνθρωπον".
12. Βιογραφικό σημείωμα της Κωνσταντίνας Κουκουμπέση. Συμμετείχε στο λογοτεχνικό διαγωνισμό της ΚΔΒ Κοζάνης, με το ποίημα "Παραλλαγές για μια οδύνη".
13. Βιογραφικό σημείωμα του Νίκου Αντωνόπουλου. Συμμετείχε στο λογοτεχνικό διαγωνισμό της ΚΔΒ Κοζάνης, με το ποίημα"Πόλεμος".
14. Βιογραφικό σημείωμα του Χρήστου Τσαγκάρη. Συμμετείχε στο λογοτεχνικό διαγωνισμό της ΚΔΒ Κοζάνης, με το ποίημα "Pax vobiscum..." = ειρήνη ημίν.
15. Βιογραφικό σημείωμα της Αθανασίας Καραγιάννη. Συμμετείχε στο λογοτεχνικό διαγωνισμό της ΚΔΒ Κοζάνης, με το ποίημα "Εν πολέμω θνήξεις".

Ο Φ04 περιλαμβάνει τα παρακάτω έγγραφα σχετικά με τη δωρεά του ποσού 1.000.000 δρχ. του Κωνσταντίνου Μπλιούρα στη Βιβλιοθήκη:
Α) Πρακτικό της συνεδρίασης του Διοικητικού Συμβουλίου του Ν.Π.Δ.Δ. της Κοβενταρείου Δημοτικής Βιβλιοθήκης σχετικά με την αποδοχή της ανωτέρω δωρεάς όπου εγκρίνεται η πρόταση της εισηγήτριας να διατεθεί αυτό το ποσό για τη δημιουργίας αίθουσας στη Βιβλιοθήκη όπου θα εργάζονται οι επισκέπτες και οι ερευνητές.
Β) Γραμμάτιο παραλαβής με αιτία εισπράξεως τη δωρεά του Κων/νου Μπλιούρα.
Γ) Αποστολή αποσπάσματος από το πρακτικό συνεδρίασης του Δημοτικού Συμβουλίου προς τον κ. Νομάρχη Κοζάνης σχετικά με την αποδοχή της ανωτέρω δωρεάς.
Δ) Επιστολή της νύφης του Νικολάου και της συζύγου του Κων/νου Μπλιούρα Δανάη Κ. Βλιούρα προς το Διοικητικό Συμβούλιο της Βιβλιοθήκης Κοζάνης σχετικά με τις δωρεές των παραπάνω και κάποιων ζητημάτων που δημιουργήθηκαν.
Ε) Επιστολή των Μελών του Διοικητικού Συμβουλίου Κ.Δ.Β.Κ. προς τη Δανάη Κ. Βλιούρα στην οποία δίνουν απαντήσεις στα ερωτήματά τις για τις δωρεές.

Στο Φ1 περιέχεται κληροδότημα ακινήτου του Κωνσταντίνου Παπακωνσταντίνου και της χήρας του Καίτης στο Δήμο για την εγκατάσταση της Βιβλιοθήκης εκεί για κάλυψη των εξόδων της. Συγκεκριμένα :
Α) Παραβάλλεται η διαθήκη του και τι αντιστοιχεί από αυτή στο Δήμο για τη Βιβλιοθήκη, το οποίο είναι ο μεσαίος όροφος της τριορόφου πολυκατοικίας του με σκοπό την εγκατάστασή της εκεί. Επιπλέον κληροδοτείται ο συνολικός αριθμός των βιβλίων, των εγγράφων και χειρογράφων του και παρακαλείται στην αίθουσα της Βιβλιοθήκης να αναρτηθεί η φωτογραφία του ιδίου και της συζύγου του.
Β) Ακολουθεί συμβολαιογραφικό έγγραφο της δήλωσης αποδοχής κληρονομιάς από τον Δήμαρχο Κοζάνης Ιωάννη Παπαγιάννη.
Γ) Επιπλέον, παρατίθεται απόσπασμα από το πρακτικό της τακτικής συνεδρίασης του Δημοτικού Συμβουλίου Κοζάνης σχετικά με την εξέταση πρότασης Νικολάου και Βασιλικής Παπαφιλίππου για κοινή συμφωνία διανομή της οικοδομής στην οδό Ειρήνης 17 για εξιμησίας διαχωρισμό μεταξύ αυτών και του Δήμου.
Δ) Τέλος, υπάρχει αντίγραφο για τη σύσταση οριζόντιας ιδιοκτησίας και τη διανομή ακινήτων τους.

Ο Φ02 περιλαμβάνει :
1) Έντυπο με την προσφώνηση στον Πρόεδρο της Ελληνικής Δημοκρατίας κ. Προκόπη Παυλόπουλο και το λόγο κατά τα εγκαίνια του νέου κτιρίου της ΚΔΒΚ από τον Αντιδήμαρχο Πολιτισμού Δήμου Κοζάνης κ. Παναγιώτη Δημόπουλο.
2) Έντυπο με τη νέα Βιβλιοθήκη Κοζάνης, στο οποίο αναφέρονται τα εξής :
1. Η πόλη της Κοζάνης
2. Η Κοβεντάρειος Δημοτική Βιβλιοθήκη Κοζάνης (ΚΔΒΚ) σήμερα
2.1. Ιστορικό
2.2. Οι συλλογές και οι θησαυροί της Βιβλιοθήκης
3. Η ΚΔΒΚ στο νέο κτίριο
3.1. Το κτιριολογικό συγκρότημα
3.2. Λειτουργία και Δραστηριότητες της Νέας Βιβλιοθήκης
3.2.1. Ανάγκες για τη Λειτουργία της Νέας Βιβλιοθήκης

Ο Φ05 περιλαμβάνει :
μία αφίσα του Ρήγα Φεραίου "Η ΧΑΡΤΑ ΤΗΣ ΕΛΛΑΔΟΣ" ΦΡ. Μύλλερ Βιέννη, 1797. Η αφίσα αυτή δόθηκε στην Κοβεντάρειο Δημοτική Βιβλιοθήκη ως δωρεά. Η Χάρτα του Ρήγα ή Χάρτα της Ελλάδος, είναι χάρτης μεγάλων διαστάσεων, στον οποίο απεικονίζεται ο ελλαδικός χώρος και η ευρύτερη περιοχή της Βαλκανικής χερσονήσου νότια του Δούναβη. Πρόκειται για ένα από τα πιο σημαντικά έργα του Νεοελληνικού Διαφωτισμού, έργο του Ρήγα Βελεστινλή, και το πιο σημαντικό δείγμα της ελληνικής χαρτογραφίας της προεπαναστατικής περιόδου. Αποτελείται από δώδεκα φύλλα, διαστάσεων το καθένα περ. 50Χ70 εκ. και τυπώθηκε το 1796-97 στη Βιέννη. Η Χάρτα περιλαμβάνει επιπλέον δέκα επιπεδογραφίες (τοπογραφικά σχέδια) αρχαίων πόλεων, 162 αρχαία και μεσαιωνικά νομίσματα, έναν κατάλογο σοφών και ηγεμόνων της περιοχής και ποικίλες συμβολικές παραστάσεις και σχόλια που αντλούνται από την ελληνική ιστορία και μυθολογία. Σήμερα έχουν καταγραφεί 39 αντίτυπα της Χάρτας στην Ελλάδα και 19 στο εξωτερικό, τα οποία σώζονται σε μεγάλες βιβλιοθήκες ή ιδιωτικές συλλογές

Ο Φ10 περιλαμβάνει :
1. Έναν φάκελο στον οποίο αναγράφονται: Δικαιολογητικά Συμμετοχής σχετικά με την Προσφορά για την Ανοιχτή Πρόσκληση Εκδήλωσης ενδιαφέροντος για τις "Δράσεις Εγκαινίων νέου κτιρίου της ΚΔΒΚ", με τη συνοπτική διαδικασία της απ' ευθείας ανάθεσης (Αρ. Πρ. : (930,06/09/2018) : Ημερομηνία κατάθεσης των προσφορών Τρίτη, 11/09/2018 και ώρα 10.00 π.μ.
Επίσης αναγράφονται τα στοιχεία του αποστολέα (Προσφέροντος) :
Χ.ΧΑΤΖΗΝΙΚΟΛΑΟΥ ΚΑΙ ΣΙΑ Ο.Ε. MEDIACAST ΔΙΑΦΗΜΙΣΤΙΚΗ-ΕΚΔΟΤΙΚΗ ΕΛ.ΒΕΝΙΖΕΛΟΥ 5, ΚΟΖΑΝΗ, Τ.Κ. 50132, καθώς και τα στοιχεία :
ΤΗΛ., ΦΑΞ, Α.Φ.Μ, Δ.Ο.Υ. και E-MAIL.
2. Παράρτημα Τεχνικής Προσφοράς, στο οποίο αναγράφονται τα βιογραφικά σημειώματα των εξής :
α) του Χατζηνικολάου Χάρη, Υπεύθυνου Έργου και Υπεύθυνου Επικοινωνιακής Στρατηγικής (ΥΕΣ), στο πλαίσιο του έργου "Δράσεις εγκαινίων νέου κτιρίου ΚΔΒΚ". Ακόμη αναγράφονται τα προσωπικά στοιχεία - στοιχεία επικοινωνίας, καθώς και η επιστημονική εξειδίκευση του κ. Χατζηνικολάου και η επαγγελματική του εμπειρία από το 2003 έως το 2018.
β) Το βιογραφικό σημείωμα του Χατζηνικολάου Μανώλη, αναπληρωτή Υπ. Έργου, καθώς και τα προσωπικά του στοιχεία - στοιχεία επικοινωνίας. Επιπλέον η επιστημονική του γνώση και εξειδίκευση από το 1992 - 1995. Τέλος η επαγγελματική του εμπειρία από το 2005 έως το 2018.
γ) Το βιογραφικό σημείωμα του Χατζηνικολάου Ανδρέα, καθώς και τα προσωπικά του στοιχεία - στοιχεία επικοινωνίας, όπως επίσης και η επιστημονική του γνώση και εξειδίκευση από το 1996-1999. Τέλος η επαγγελματική του εμπειρία από το 2006 έως το 2018.
δ) Το βιογραφικό σημείωμα του Βουτσκίδη Αθανασίου, καθώς και τα προσωπικά του στοιχεία - στοιχεία επικοινωνίας. Επίσης η επιστημονική του γνώση και εξειδίκευση, καθώς και η επαγγελματική του εμπειρία από το 2013 έως το 2018.
ε) Το βιογραφικό σημείωμα της Σταυρίδου Ευγενίας, υπεύθυνης ανάπτυξης πλάνου στα ΜΜΕ & social media, καθώς και τα προσωπικά της στοιχεία - στοιχεία επικοινωνίας. Στη συνέχεια αναφέρεται η επιστημονική της γνώση και εξειδίκευση και τέλος η επαγγελματική της εμπειρία από το 2009 - 2018.

Στο Φ1 περιέχεται μία υπεύθυνη δήλωση της εταιρείας Χ. Χατζηνικολάου & Σία Ο.Ε. για την ανοιχτή πρόσκληση υποβολής προσφοράς για τις "Δράσεις εγκαινίων νέου κτιρίου της ΚΔΒΚ", με τη συνοπτική διαδικασία της απευθείας ανάθεσης, σταθερού προϋπολογισμού 24.800,00 ευρώ, συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ 24%.
Πιστοποιητικά ισχύουσας εκπροσώπησης της εταιρείας Χ. Χατζηνικολάου & Σία Ο.Ε., καθώς και τροποποιήσεις του καταστατικού της εταιρείας, από την Υπηρεσία ΓΕΜΗ του Επιμελητηρίου Κοζάνης. Επιπλέον ιδιωτικά συμφωνητικά για τη σύσταση ομόρρυθμης εταιρείας με την επωνυμία Χαρίσιος Χατζηνικολάου και Σία Ο.Ε, η οποία θα χρησιμοποιεί ως διακριτικό γνώρισμα τις λέξεις "MEDIA CAST ΔΙΑΦΗΜΙΣΤΙΚΗ", με έδρα την πόλη της Κοζάνης, στην οδό Π. Χαρίση αρ.31, καθώς και συμφωνητικά σχετικά με την τροποποίηση αυτής.
Πιο συγκεκριμένα :
Οι τροποποιήσεις αυτές αφορούν αφενός στην αλλαγή της επωνυμίας της εταιρείας από "MEDIA CAST ΔΙΑΦΗΜΙΣΤΙΚΗ" σε "MEDIA CAST ΔΙΑΦΗΜΙΣΤΙΚΗ-ΕΚΔΟΤΙΚΗ" και αφετέρου στην αύξηση του εταιρικού κεφαλαίου από 3.000 σε 60.000 ευρώ.
Επιπλέον περιλαμβάνει ένα έγγραφο TAXISnet με τα στοιχεία της εταιρείας Χαρίσιος Χατζηνικολάου και Σία Ο.Ε.
Ακόμη μία χορήγηση βεβαίωσης στο Χατζηνικολάου Χαρίσιο, έπειτα από αίτησή του, για χρήση συμμετοχής του σε διαγωνισμό.
Τέλος περιέχεται ένα έγγραφο σύστασης ομάδας Εγκαινίων Κοβενταρείου Δημοτικής Βιβλιοθήκης Κοζάνης, σύμφωνα με το οποίο ο Δήμαρχος της Κοζάνης όρισε ως υπεύθυνους για την παρακολούθηση και υλοποίηση των εγκαινίων της ΚΔΒΚ τους εξής:
1. Αντιδήμαρχο Πολιτισμού και Πρόεδρο της ΚΔΒΚ, Παναγιώτη Δημόπουλο : Επικεφαλής της Ομάδας
2. Αντιδήμαρχο Τεχνικών Υπηρεσιών, Πουτακίδη Αριστοτέλη : Μέριμνα και παρακολούθηση τεχνικών θεμάτων του νέου κτιρίου
3. Πρόεδρο Οργανισμού Αθλητισμού, Πολιτισμού και Νεολαίας, Ιωαννίδη Ιωάννη : Παρακολούθηση διαδικασιών
4. Πρόεδρο ΔΗΠΕΘΕ, Ευθύμιο Λιάκο : Παρακολούθηση διαδικασιών
5. Αντιπρόεδρος Δημοτικής Βιβλιοθήκης, Παναγιώτη Πτωχούλη : Παρακολούθηση προγράμματος και διαδικασιών
6. Ειδική Συνεργάτιδα, Δήμητρα Καραγιάννη : Συντονισμός της διαδικασίας και της ομάδας
7. Εκπρόσωπο του Συλλόγου Φίλων Βιβλιοθήκης Κοζάνης, Ματίνα Μόμτσιου : Συμβουλευτικός ρόλος ως προς τος δράσεις των εγκαινίων.
8. Υπάλληλο ΚΔΒΚ, Δημήτρη Μυλωνά : Σύνταξη και διαμόρφωση προκήρυξης έργου
9. Ειδικό Συνεργάτη, Γιάννη Κωσταρέλλα : Επικοινωνιακή προβολή της διοργάνωσης - ΜΜΕ
10. Υπάλληλο ΚΔΒΚ : Ελένη Μαργαρίτη : Διοργάνωση εκδηλώσεων και επιμέλεια κτιριακών θεμάτων της Βιβλιοθήκης
11. Υπάλληλο ΟΑΠΝ, Ιωάννα Βόμβα : Διοργάνωση εκδηλώσεων
12. Υπάλληλο ΚΔΒΚ, Μαρία Μανεδάκη : Διοργάνωση εκδηλώσεων και συμμετοχή στη σύνταξη της προκήρυξης έργου
13. Καλλιτεχνικό Διευθυντή ΔΗΠΕΘΕ, Ευθύμιο Λιάκο : Συμμετοχή του ΔΗΠΕΘΕ σε δράσεις των εγκαινίων - Γενικότερος συμβουλευτικός ρόλος
14. Πρώην μέλος του ΔΣ της Βιβλιοθήκης, Αννίτα Κουτσονάνου : Συμβουλευτικός ρόλος ως προς τις δράσεις των εγκαινίων
15. Υπάλληλο ΚΔΒΚ, Πολυτίμη Μπακόλα : Συμμετοχή στη διοργάνωση των δράσεων των Εγκαινίων
16. Υπάλληλο ΟΑΠΝ, Νίκη Λιάκου : Συμμετοχή στη διοργάνωση των δράσεων των Εγκαινίων
17. Υπάλληλο ΟΑΠΝ, Γιάννη Κουμπούρα : Συμμετοχή στη διοργάνωση των δράσεων των Εγκαινίων
Ο Γενικός Γραμματέας του Δήμου, Βασίλης Μπουγιοτόπουλος, θα έχει το γενικότερο συντονισμό των Δομών του Δήμου (ΚΔΒΚ, ΟΑΠΝ, ΔΗΠΕΘΕ)