Ο Φ07 περιλαμβάνει:
α) Πρωτογενές αίτημα δαπάνης "Δράσεις εγκαινίων νέου κτιρίου ΚΔΒΚ" : υπάρχει σχετικός πίνακας με την ταυτότητα πράξης, όπου αναφέρεται η συνοπτική περιγραφή του αντικειμένου : "Ανάδειξη πολιτιστικού αποθέματος Δήμου Κοζάνης (ΕΑΠ 2012-2016)", καθώς και ο προϋπολογισμός, ο οποίος ανέρχεται στο ποσό των 24.800,00 ευρώ, συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ 24%.
β) Πρόταση ανάληψης υποχρέωσης : πρόταση δέσμευσης πίστωσης συνολικού ύψους είκοσι τέσσερις χιλιάδες οκτακόσια ευρώ (24.800,00 ευρώ), για την πληρωμή ισόποσης δαπάνης σε βάρος της πίστωσης του προϋπολογισμού εξόδων του οικονομικού έτους 2018, για την Ανάδειξη πολιτιστικού αποθέματος Δήμου Κοζάνης (ΕΑΠ 2012-2016).
γ) Έγγραφο ανοιχτής Πρόσκλησης υποβολής προσφοράς για τις Δράσεις εγκαινίων νέου κτιρίου της ΚΔΒΚ", με τη συνοπτική διαδικασία της απευθείας ανάθεσης, σταθερού προϋπολογισμού 24.800,00 ευρώ, συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ 24%.
δ) Έγγραφα σύμβασης των ποσών 1.352,72 ευρώ και 24.650,00 ευρώ συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ για "Δράσεις εγκαινίων νέου κτιρίου ΚΔΒΚ", μεταξύ των Παναγιώτη Δημόπουλου, Προέδρου του Διοικητικού Συμβουλίου της Κοβενταρείου Δημοτικής Βιβλιοθήκης Κοζάνης ως εκπροσώπου της (Δαβάκη 9, 50132 Κοζάνη, ΑΦΜ 999936668, Δ.Ο.Υ ΚΟΖΑΝΗΣ) και του "Χατζηνικολάου και Σία Ο.Ε., MEDIACAST ΔΙΑΦΗΜΙΣΤΙΚΗ - ΕΚΔΟΤΙΚΗ", με έδρα δραστηριότητας στην Ελ. Βενιζέλου 5, Κοζάνη, Τ.Κ. 50132, με Α.Φ.Μ. 999936668, Δ.Ο.Υ ΚΟΖΑΝΗΣ.
ε) Υπηρεσιακό/ενημερωτικό σημείωμα σχετικά με την έγκριση της εκτέλεσης και του καθορισμού των όρων διακήρυξης για τις "Δράσεις εγκαινίων νέου κτιρίου ΚΔΒΚ" προϋπολογισμού 24.800,00 ευρώ, συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ 24%.
στ) Τεχνικό Δελτίο Έργου του έργου με τίτλο "Ανάδειξη Πολιτιστικού Αποθέματος Δήμου Κοζάνης - Λασσάνεια 2017" και έντυπο πιστοποίησης με αιτούμενη χρηματοδότηση το ποσό των 19.500.00 ευρώ.
ζ) Πρακτικό Επιτροπής Διενέργειας και Αξιολόγησης Διαγωνισμών ΚΔΒΚ.
η) Έγγραφο έγκρισης ή μη του πρακτικού Επιτροπής Διενέργειας και Αξιολόγησης Διαγωνισμών ΚΔΒΚ για την αποσφράγιση των προσφορών και ανάδειξη του έργου : ''Δράσεις εγκαινίων νέου Κτιρίου ΚΔΒΚ''.

Ο Φ3 περιλαμβάνει την περιγραφή των δράσεων των εγκαινίων του νέου κτιρίου της ΚΔΒΚ. Πιο συγκεκριμένα παρουσιάζεται :
1. Η περιγραφή φυσικού αντικειμένου της σύμβασης (το περιβάλλον της σύμβασης):
α) η συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας της Α.Α. : η μελέτη σταθερού προϋπολογισμού 24.800,00 ευρώ σύμφωνα με την οποία προβλέπεται η παροχή υπηρεσιών για το σχεδιασμό, τη διοργάνωση και υλοποίηση των εγκαινίων του νέου κτιρίου της Κοβενταρείου Δημοτικής Βιβλιοθήκης.
β) η οργανωτική δομή της Α.Α : Το Νομικό πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου "Κοβεντάρειος Δημοτική Βιβλιοθήκη Κοζάνης" του Δήμου Κοζάνης, συστάθηκε το 1986 και παρέμεινε ως αυτοτελές ΝΠΔΔ ως το 2011, λόγω της δραστηριότητάς της από πλευράς ευρύτερης αναγνώρισης, εξειδικευμένου αντικειμένου, μακροχρόνιας απόδοσης έργου και γενικότερης καταξίωσης της προσφοράς της.
Η Διοίκηση της ΚΔΒΚ ορίζεται από το Δημοτικό Συμβούλιο του Δήμου Κοζάνης, από το οποίο και εποπτεύεται. Ο Πρόεδρος του Διοικητικού Συμβουλίου είναι αρμόδιος για την εποπτεία και τον έλεγχο των υπηρεσιών της ΚΔΒΚ, έτσι ώστε να επιτυγχάνεται η επίτευξη των περιοδικών/γενικών στόχων και προγραμμάτων που αποφασίζονται κάθε φορά, όσο το δυνατόν αποτελεσματικότερα. Σε περίπτωση απουσίας του Προέδρου αναπληρώνεται από τον Αντιπρόεδρο του Δ.Σ. Ο Πρόεδρος είναι αυτός που εκπροσωπεί την ΚΔΒΚ σε κάθε αρχή και πραγματοποιεί τις αποφάσεις του Δ.Σ.
γ) Υφιστάμενη κατάσταση-υποδομές : Το νέο κτιριακό συγκρότημα της Δημοτικής Βιβλιοθήκης και του Μουσείου Βιβλιοθήκης Κοζάνης, στεγάζει τόσο παλαίτυπα "Μετά τα Φυσικά" και "Περί ζώων ιστορίας" του Αριστοτέλη (εκτύπωση 1497), στη "Χάρτα του Ρήγα" (εκτύπωση 1796-97) κ.ά., όσο και 120.000 χειρόγραφα, κώδικες, χάρτες, φυλλάδια και βιβλία κ.ά., εξηγώντας στο κοινό ελληνικό και ξένο, γιατί και πώς όλος αυτός ο πλούτος συγκεντρώθηκε στην πόλη της Κοζάνης των τελευταίων τριών αιώνων, καθιστώντας την ένα από τα βασικά ιστορικά κέντρα ανάπτυξης του Ελληνικού Διαφωτισμού.
2. Ο σκοπός και οι στόχοι της σύμβασης : η Α.Α. έχει ως σκοπό να διοργανώσει όσο το δυνατόν καλύτερα μία σειρά από δράσεις, προωθητικές ενέργειες και τα εγκαίνια του νέου κτιρίου, την επικοινωνία τους καθώς επίσης και την κατάλληλη προβολή τους.
α) Στοιχεία ωριμότητας της Σύμβασης: Η ΚΔΒΚ έχει συμπεριλάβει τη χρηματοδότηση των υπηρεσιών στο Ειδικό Αναπτυξιακό πρόγραμμα (ΕΑΠ) Δυτικής Μακεδονίας, έργο το οποίο εγκρίθηκε από την Επιτροπή Παρακολούθησης σύμφωνα με την αριθμ. 18/2017 απόφαση του Δ.Σ. της ΚΔΒΚ “2η Αναμόρφωση-Τροποποίηση Προϋπολογισμού ΚΔΒΚ έτους 2017”, με τίτλο “Ανάδειξη πολιτιστικού αποθέματος Δήμου Κοζάνης (ΕΑΠ 2012-2016)” και συνολικό ποσό 24.800,00 ευρώ.
3. Το αντικείμενο της σύμβασης : α) Απαιτήσεις και Τεχνικές Προδιαγραφές ανά τμήμα αντικειμένου. Το αντικείμενο του συγκεκριμένου έργου είναι η υλοποίηση δράσεων που σχετίζονται με το σχεδιασμό, τη διοργάνωση - υποστήριξη, την υλοποίηση των εγκαινίων και άλλων δράσεων που έχουν ενταχθεί στο πλαίσιο των εγκαινίων του νέου κτιρίου της ΚΔΒΚ, καθώς και την προβολή και προώθησή τους μέσω των social media. Υπάρχει και αναλυτικός πίνακας για την αναλυτικότερη περιγραφή του παρόντος έργου.
β) Η αναλυτική περιγραφή των δράσεων ανά ημέρα με τις υποχρεώσεις του αναδόχου, καθώς και πίνακας με τη συνοπτική περιγραφή των δράσεων.
γ) Προώθηση δράσεων μέσω social media : για την καλύτερη δυνατή επικοινωνία και προώθηση των δράσεων, αλλά και για την ενημέρωση του κοινού στα εγκαίνια της νέας Βιβλιοθήκης.
δ)Τεχνικές προδιαγραφές επιμέρους προμηθειών, υπηρεσιών που σχετίζονται με το σχεδιασμό, την οργάνωση και υποστήριξη διοργάνωσης των δράσεων των εγκαινίων της νέας Βιβλιοθήκης.
4. Μεθοδολογία υλοποίησης : Αποτελείται από τη Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου, το σχήμα Διοίκησης, σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου, την ομάδα έργου, το σχέδιο και το σύστημα διασφάλισης ποιότητας, καθώς και το κριτήριο κατακύρωσης.
5. Η διάρκεια σύμβασης- οι χρόνοι παράδοσης και τα παραδοτέα. Η παρούσα σύμβαση ισχύει από την υπογραφή της και ολοκληρώθηκε ένα μήνα μετά τα εγκαίνια του νέου κτιρίου της ΚΔΒΚ, τα οποία υλοποιήθηκαν στις 10/10/2018, δηλαδή 10/11/2018.
6. Οικονομικό αντικείμενο της σύμβασης: Το συνολικό ποσό του έργου είναι σταθερό και ανέρχεται σε είκοσι τέσσερις χιλιάδες οχτακόσια ευρώ (24.800,00 ευρώ) συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ 24% και καλύπτεται από τον προϋπολογισμό της ΚΔΒΚ.
7. Ειδική συγγραφή υποχρεώσεων: για κάθε παραδοτέο, η Αναθέτουσα Αρχή συγκαλεί την Επιτροπή Παραλαβής (ΕΠ), για τον έλεγχο και τη σύνταξη σχετικού πρακτικού παραλαβής.

Ο Φ2 περιλαμβάνει βιογραφικό του Γεωργίου Λυριτζή. Επίσης, παραβάλλεται φωτοαντίγαφο με τις τελευταίες θελήσεις του πριν αποβιώσει. Στη συνέχεια, υπάρχει έκθεση πρακτικών σχετικά με τη δημόσια διαθήκη του όπου αναφέρεται και η δωρεά που έχει κάνει προς την Βιβλιοθήκη. Συγκεκριμένα, δωρίζει τα 2.000 περίπου βιβλία που υπάρχουν στην προσωπική του Βιβλιοθήκη. Ακολουθεί έγγραφο με την ανακοίνωση της διαθήκης του και τι αντιστοιχεί στον καθένα. Τέλος, υπάρχει απόσπασμα από το πρακτικό συνεδρίασης του Διοικητικού Συμβουλίου του Ν.Π.Δ.Δ. σχετικά με την αποδοχή δωρεάς του στη Βιβλιοθήκη όπου ανακοινώνεται ότι δίνονται τα βιβλία του καθώς και τα χειρόγραφα, παλαίτυπα και Χειρόγραφα Εκκλησιαστικά Βιβλία. Παράλληλα, δηλώνεται πως η βιβλιοθήκη πρέπει να φροντίσει για την παραλαβή των κινητών πραγμάτων που άφησε ο διαθέτης.

Ο Φ09 περιλαμβάνει:
Αποφάσεις Συμβουλίου με αριθμό 104/2018 :
την έγκριση η μη του Πρακτικού αποσφράγισης προσφορών έργου "Εγκαίνια της Νέας Βιβλιοθήκης" και έγκριση των νέων όρων της διακήρυξης για το έργο, προϋπολογισμού 24.800,00 ευρώ μαζί με ΦΠΑ 24%.
Πιο συγκεκριμένα στις 04/09/2018, ημέρα Τρίτη και ώρα 20:30, το ΔΣ της ΚΔΒΚ, συνεδρίασε στο Γραφείο της Βιβλιοθήκης (Δαβάκη 9, 50131 Κοζάνη), ύστερα από πρόσκληση του Προέδρου, που δημοσιεύτηκε και επιδόθηκε με αποδεικτικό στα μέλη του Δ.Σ., σύμφωνα με το άρθρο 67 του Ν. 3852/2010 "Νέα Αρχιτεκτονική της Αυτοδιοίκησης και της Αποκεντρωμένης Διοίκησης - Πρόγραμμα Καλλικράτης".
Έτσι το Δ.Σ. αποφάσισε ομόφωνα τα εξής :
α) η εκτέλεση για τις "Δράσεις εγκαινίων νέου κτιρίου ΚΔΒΚ" προϋπολογισμού 24.800,00 ευρώ μαζί με ΦΠΑ 24% και αριθμό μελέτης 9/2018, να πραγματοποιηθεί με τη διαδικασία της απευθείας ανάθεσης με δημόσια πρόσκληση σύμφωνα με το άρθρο 118 του Ν. 4412/2016 και με κριτήριο κατακύρωσης την πλέον συμφέρουσα από οικονομικής απόψεως μόνο βάσει ποιοτικών κριτηρίων, σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν. 4412/2016 (ΦΕΚ 147 Α). Η χρηματοδότηση της ανωτέρω προμήθειας προέρχεται από ίδιους πόρους της Κοβενταρείου Δημοτικής Βιβλιοθήκης Κοζάνης.
β) Καθορίζει τους όρους της απευθείας ανάθεσης με δημόσια πρόσκληση για τις "Δράσεις εγκαινίων νέου κτιρίου ΚΔΒΚ", προϋπολογισμού 24.800,00 ευρώ μαζί με ΦΠΑ 24% και αριθμό μελέτης 9/2018.

Στο Φ1 περιέχεται μία υπεύθυνη δήλωση της εταιρείας Χ. Χατζηνικολάου & Σία Ο.Ε. για την ανοιχτή πρόσκληση υποβολής προσφοράς για τις "Δράσεις εγκαινίων νέου κτιρίου της ΚΔΒΚ", με τη συνοπτική διαδικασία της απευθείας ανάθεσης, σταθερού προϋπολογισμού 24.800,00 ευρώ, συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ 24%.
Πιστοποιητικά ισχύουσας εκπροσώπησης της εταιρείας Χ. Χατζηνικολάου & Σία Ο.Ε., καθώς και τροποποιήσεις του καταστατικού της εταιρείας, από την Υπηρεσία ΓΕΜΗ του Επιμελητηρίου Κοζάνης. Επιπλέον ιδιωτικά συμφωνητικά για τη σύσταση ομόρρυθμης εταιρείας με την επωνυμία Χαρίσιος Χατζηνικολάου και Σία Ο.Ε, η οποία θα χρησιμοποιεί ως διακριτικό γνώρισμα τις λέξεις "MEDIA CAST ΔΙΑΦΗΜΙΣΤΙΚΗ", με έδρα την πόλη της Κοζάνης, στην οδό Π. Χαρίση αρ.31, καθώς και συμφωνητικά σχετικά με την τροποποίηση αυτής.
Πιο συγκεκριμένα :
Οι τροποποιήσεις αυτές αφορούν αφενός στην αλλαγή της επωνυμίας της εταιρείας από "MEDIA CAST ΔΙΑΦΗΜΙΣΤΙΚΗ" σε "MEDIA CAST ΔΙΑΦΗΜΙΣΤΙΚΗ-ΕΚΔΟΤΙΚΗ" και αφετέρου στην αύξηση του εταιρικού κεφαλαίου από 3.000 σε 60.000 ευρώ.
Επιπλέον περιλαμβάνει ένα έγγραφο TAXISnet με τα στοιχεία της εταιρείας Χαρίσιος Χατζηνικολάου και Σία Ο.Ε.
Ακόμη μία χορήγηση βεβαίωσης στο Χατζηνικολάου Χαρίσιο, έπειτα από αίτησή του, για χρήση συμμετοχής του σε διαγωνισμό.
Τέλος περιέχεται ένα έγγραφο σύστασης ομάδας Εγκαινίων Κοβενταρείου Δημοτικής Βιβλιοθήκης Κοζάνης, σύμφωνα με το οποίο ο Δήμαρχος της Κοζάνης όρισε ως υπεύθυνους για την παρακολούθηση και υλοποίηση των εγκαινίων της ΚΔΒΚ τους εξής:
1. Αντιδήμαρχο Πολιτισμού και Πρόεδρο της ΚΔΒΚ, Παναγιώτη Δημόπουλο : Επικεφαλής της Ομάδας
2. Αντιδήμαρχο Τεχνικών Υπηρεσιών, Πουτακίδη Αριστοτέλη : Μέριμνα και παρακολούθηση τεχνικών θεμάτων του νέου κτιρίου
3. Πρόεδρο Οργανισμού Αθλητισμού, Πολιτισμού και Νεολαίας, Ιωαννίδη Ιωάννη : Παρακολούθηση διαδικασιών
4. Πρόεδρο ΔΗΠΕΘΕ, Ευθύμιο Λιάκο : Παρακολούθηση διαδικασιών
5. Αντιπρόεδρος Δημοτικής Βιβλιοθήκης, Παναγιώτη Πτωχούλη : Παρακολούθηση προγράμματος και διαδικασιών
6. Ειδική Συνεργάτιδα, Δήμητρα Καραγιάννη : Συντονισμός της διαδικασίας και της ομάδας
7. Εκπρόσωπο του Συλλόγου Φίλων Βιβλιοθήκης Κοζάνης, Ματίνα Μόμτσιου : Συμβουλευτικός ρόλος ως προς τος δράσεις των εγκαινίων.
8. Υπάλληλο ΚΔΒΚ, Δημήτρη Μυλωνά : Σύνταξη και διαμόρφωση προκήρυξης έργου
9. Ειδικό Συνεργάτη, Γιάννη Κωσταρέλλα : Επικοινωνιακή προβολή της διοργάνωσης - ΜΜΕ
10. Υπάλληλο ΚΔΒΚ : Ελένη Μαργαρίτη : Διοργάνωση εκδηλώσεων και επιμέλεια κτιριακών θεμάτων της Βιβλιοθήκης
11. Υπάλληλο ΟΑΠΝ, Ιωάννα Βόμβα : Διοργάνωση εκδηλώσεων
12. Υπάλληλο ΚΔΒΚ, Μαρία Μανεδάκη : Διοργάνωση εκδηλώσεων και συμμετοχή στη σύνταξη της προκήρυξης έργου
13. Καλλιτεχνικό Διευθυντή ΔΗΠΕΘΕ, Ευθύμιο Λιάκο : Συμμετοχή του ΔΗΠΕΘΕ σε δράσεις των εγκαινίων - Γενικότερος συμβουλευτικός ρόλος
14. Πρώην μέλος του ΔΣ της Βιβλιοθήκης, Αννίτα Κουτσονάνου : Συμβουλευτικός ρόλος ως προς τις δράσεις των εγκαινίων
15. Υπάλληλο ΚΔΒΚ, Πολυτίμη Μπακόλα : Συμμετοχή στη διοργάνωση των δράσεων των Εγκαινίων
16. Υπάλληλο ΟΑΠΝ, Νίκη Λιάκου : Συμμετοχή στη διοργάνωση των δράσεων των Εγκαινίων
17. Υπάλληλο ΟΑΠΝ, Γιάννη Κουμπούρα : Συμμετοχή στη διοργάνωση των δράσεων των Εγκαινίων
Ο Γενικός Γραμματέας του Δήμου, Βασίλης Μπουγιοτόπουλος, θα έχει το γενικότερο συντονισμό των Δομών του Δήμου (ΚΔΒΚ, ΟΑΠΝ, ΔΗΠΕΘΕ)