Το αρχείο της Δημοτικής Βιβλιοθήκης Κοζάνης αποτελείται από 32 κουτιά και περίπου 7.657 τεκμήρια. Μέσα σε αυτά βρίσκουμε αλληλογραφία, καταστάσεις, κοινοποιήσεις, γνωστοποιήσεις, αποφάσεις, αιτήσεις, ερωτηματολόγια, στοιχεία δραστηριότητας Δημοτικής Βιβλιοθήκης, ενημερωτικά δελτία, έγγραφα αποστολής ή παραλαβής βιβλίων και περιοδικών, ευχαριστήριες επιστολές σχετικά με δωρεές στη βιβλιοθήκη, πρακτικά συνεδριάσεων δημοτικού συμβουλίου Κοζάνης και της
ειδικής Συμβουλευτικής Επιτροπής της Δημοτικής Βιβλιοθήκης, δελτία έρευνας βιβλιοθηκών, κατάλογοι δωρεάς βιβλίων, καταστάσεις βιβλίων για δέσιμο, κατάλογοι βιβλίων για προμήθεια, κατάλογος βιβλίων της Δημοτικής Βιβλιοθήκης που υπάρχουν σε πολλαπλά αντίτυπα και μπορούν να δωρηθούν και άλλα έγγραφα σχετικά με τη λειτουργία και την ανάπτυξη της Δημοτικής Βιβλιοθήκης Κοζάνης.

Περιέχει καταστατικό Αναγνωστηρίου Κοζάνης του 1916-1918, εσωτερικό κανονισμό του Αναγνωστηρίου, πρακτικό συνεδρίασης περί ιδρύσεως Αναγνωστηρίου, έγγραφα σχετικά με τη λειτουργία του Αναγνωστηρίου Κοζάνης, αιτήσεις για αποστολή βιβλίων, έγγραφα αγοράς βιβλίων, αλληλογραφία του Αναγνωστηρίου και έγγραφα σχετικά με την παράδοση της βιβλιοθήκης και της περιουσίας του Συλλόγου Αναγνωστηρίου Κοζάνης στον Δήμο. Έγγραφα σχετικά με την ίδρυση και λειτουργία του Γυμνασίου Τσοτυλίου. Αντίγραφα του κατάλογου των εξόδων της εν Τσοτυλίω Σχολής από 11 Μαρτίου 1872 και λογαριασμοί της Σχολής. Συλλογή χαρτών και έντυπα σχετικά με τους λογοτεχνικούς διαγωνισμός του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης (ΙΝ.Β.Α.)

Στο συγκεκριμένο φάκελο περιέχονται 26 λυτά έγγραφα τα οποία αφορούν αποφάσεις του Διοικητικό Συμβούλιο του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης Κοζάνης κατά τον Φεβρουάριο του 1996.

Τα θέματα που διαπραγματεύονται οι 26 αυτές αποφάσεις, αναλυτικά αφορούν, τη συγκρότηση του Διοικητικού Συμβουλίου του Ινστιτούτου, αιτήσεις για εκδόσεις έργων, συμβάσεις έργων, αποδοχές χρηματικών ποσών, αποφάσεις έργων υποδομών, πρόσληψη επιστημονικού διευθυντή, στέγαση του Ινστιτούτου, σύνδεση δικτύου Interne και τον προγραμματισμό συνεδρίων 1996

Στο συγκεκριμένο φάκελο περιέχονται 93 λυτά έγγραφα τα οποία αφορούν αποφάσεις του ΔΣ του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης Κοζάνης κατά το έτος 2000.

Τα θέματα που διαπραγματεύονται οι 93 αυτές αποφάσεις, αναλυτικά αφορούν, αποδοχές επιχορηγήσεων, προσκλήσεις συνεδριάσεων, εγκρίσεις εργασιών, εγκρίσεις οικονομικού απολογισμού, προτάσεις ορισμού ελεγκτών, ορισμός ελεγκτών, ορισμός τιμής πώλησης βιβλίων, βιβλιοδεσία εφημερίδων, εκδόσεις ΙΝ.Β.Α., εγκρίσεις συμβάσεων, εγκρίσεις εκθέσεων πεπραγμένων, εγκρίσεις αποφάσεων, εγκρίσεις προγραμμάτων, διάφορες αιτήσεις - έγγραφα - ανακοινώσεις, επιστημονικό ερευνητικό πρόγραμμα με θέμα "Μελέτη το γλωσσικού ιδιώματος της Κοζάνης", προγραμματισμός εκδηλώσεων, μελέτες έργων, εγκρίσεις έργων, αίτηση για εκπαιδετικό πρόγραμμα "Πάμε Βιβλιοθήκες'', μετακινήσεις υπαλλήλων, έγκριση Ισολογισμού ΙΝ.Β.Α. έτους 1999, οικονομικές ενισχύσεις εκδόσεων, ανατύπωση CD-ROM με θέμα "Κοζάνη -Πόλη του Βιβλίου", προμήθεια Bar Code, προμήθεια συσκευής ZIP, τοποθέτηση γραμμών ΟΤΕ, προμήθεια επίπλων, προμήθεια φορητού Η/Υ,

Στο συγκεκριμένο φάκελο περιέχονται 43 λυτά έγγραφα τα οποία αφορούν αποφάσεις του ΔΣ του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης Κοζάνης κατά τον μήνα Σεπτέμβριο έως Δεκέμβριο του 1999.

Τα θέματα που διαπραγματεύονται οι 43 αυτές αποφάσεις, αναλυτικά αφορούν, αποδοχές επιχορηγήσεων, προσκλήσεις σε συνεδριάσεις, αποδοχές δωρεάς, τροποποιήσεις Προϋπολογισμού, ενημερώσεις πρρογραμμάτων, τοπικά Σύμφωνα Απασχόλησης Μηχανοργάνωση Βιβλιοθήκης, πρόσληψη υπαλλήλου, προγρμματισμός εκδηλώσεων, εκρίσεις διακηρύξεων διαγωνισμού προμήθειας εξοπίσμού, αιτήσεις στον ΟΑΕΔ για θέσεις εργασίας, έγκριση συμμετοχής ΙΝ.Β.Α. στην έκθεση "POLLIS 1999" και απόφαση σχετικά με τη διακήρυξη διαγωνισμού για τη προμήθεια μηχανολογικού εξοπλισμού πληροφορικής, συστημάτων ασφαλείας και εκοπλισμού εργαστηρίου βιβλιοδεσίας - συντήρησης,

Στο συγκεκριμένο φάκελο περιέχονται 83 λυτά έγγραφα τα οποία αφορούν αποφάσεις του ΔΣ του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης Κοζάνης κατά τον μήνα Ιανουάριο έως Ιούνιο του 1999.

Τα θέματα που διαπραγματεύονται οι 83 αυτές αποφάσεις, αναλυτικά αφορούν, συμμετοχή του ΙΝ.Β.Α. σε προγράμματα, τη σύμβαση συνεργασίας με την Αναπτυξιακή εταιρεία Δ. Μακεδονίας "ΑΚΝΚΟ Α.Ε.", εκδόσεις βιβλίων, προμήθεια εξοπλισμού, κατασκευή αρχειοθηκών - βιβλιοθηκών - προθηκών, εκδηλώσεις, ορισμός τιμής πώλησης εκδόσεων, συνδρομές, βιβλιδεσία Εφημερίδων, προσκλήσεις συνεδριάσεων, αποδοχή χρηματικών ποσών, έγκριση Προϋπολογισμού 1999, έγκριση οικονομικού απολογισμού 1998, έκθεση Πεπραγμένων, πρόταση ορισμού και διορισμός ελεγκτών ΙΝ.Β.Α., καθορισμός αποζημίωσης μελών ΔΣ, χρηματικές δωρεές, αποδοχές δωρεάς, ευχαριστήρια, χρήση αυτοκινήτων κινητών βιβλιοθηκών, ορισμός εκπροσώπου ΙΝ.Β.Α. στην Κοινή Επιτροπή Παρακολούθησης του ΙΝ.Β.Α., ορισμός γραμματέα στην Κοινή Επιτροπή Παρακολούθησης του ΙΝ.Β.Α., ψηφιοποίηση υμνογραφικού έργου Γεράσιμου Μικραγιαννάτου, καθαρισμός Παλαιοχριστιανικής συλλογής Νικολάου Π. Δελιαλή, πρόσληψη Διευθυντού ΙΝ.Β.Α., χορήγηση αδειών και ορισμός υπαλλήλου για την τήρηση του Ταμείου, των πρακτικών Συνεδριάσεων το Δ.Σ.

Στο συγκεκριμένο φάκελο περιέχονται 95 λυτά έγγραφα τα οποία αφορούν αποφάσεις του ΔΣ του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης Κοζάνης κατά το έτος 2001.

Τα θέματα που διαπραγματεύονται οι 95 αυτές αποφάσεις, αναλυτικά αφορούν, αποδοχές επιχορηγήσεων, προσκλήσεις συνεδριάσεων, εγκρίσεις εργασιών, εγκρίσεις οικονομικού απολογισμού, προϋπολογισμός οικονομικού έτους 2001, απολογισμός έτους 2000, εγκρίσεις εκθέσεων πεπραγμένων, εγκρίσεις αποφάσεων, εγκρίσεις προγραμμάτων, ορισμός εκπροσώπου του ΙΝ.Β.Α. στην Κοινή Επιτροπη Παρακολούθησης του ΙΝ.Β.Α., ορισμός ελεγκτών έτους 2001 για το οικονομικό έτος 2000, ψηφίσεις κανονισμών, προμήθεια επίπλων, διάφορες αιτήσεις - έγγραφα - ανακοινώσεις, προγραμματισμός διημερίδας, έγκριση κανονισμού προμηθειών, ορισμός επιτροπής αξιολόγησης προμηθειών, επιχορηγήσεις απο πιστώσεις Ειδικού Λογαριασμού, εγκρίσεις ισολογισμού, αποδοχές οικονομικών ποσών, μελέτες έργων, εγκρίσεις έργων, προμήθεια Η/Υ, αίτηση για εκπαιδετικό πρόγραμμα "Πάμε Βιβλιοθήκες'', αιτήσεις χορήγησης βιβλίων από άλλες βιβλιοθήκες, αιτήσεις για εκδόσεις βιβλίων και αίτηση και μελέτη για μίσθωση ακινήτου.

Στο συγκεκριμένο φάκελο περιέχονται 73 λυτά έγγραφα τα οποία αφορούν αποφάσεις του ΔΣ του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης Κοζάνης κατά τον μήνα Απρίλιος έως Δεκέμβρη του 2002.

Τα θέματα που διαπραγματεύονται οι 73 αυτές αποφάσεις, αναλυτικά αφορούν, αποδοχές επιχορηγήσεων, προσκλήσεις συνεδριάσεων, εγκρίσεις εργασιών, εγκρίσεις οικονομικού απολογισμού, εγκρίσεις εκθέσεων πεπραγμένων, εγκρίσεις αποφάσεων, εγκρίσεις προγραμμάτων, εγκρίσεις ισολογισμού, αποδοχές οικονομικών ποσών, μελέτες έργων, εγκρίσεις έργων, επιχορηγήσεις από πιστώσεις Ειδικού Λογαριασμού, έγκριση κάλυψης θέσης Διευθυντή του ΙΝΒΑ, δημοσιεύσεις εκδηλώσεων ενδιαφέροντος και αποφάσεις αποζημίωσης μελών Δ.Σ. .

Στο συγκεκριμένο φάκελο περιέχονται 35 λυτά έγγραφα τα οποία αφορούν αποφάσεις του ΔΣ του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης Κοζάνης κατά τους μήνες Ιανουάριο έως Μάιο του έτους 2003

Τα θέματα που διαπραγματεύονται οι 35 αυτές αποφάσεις, αναλυτικά αφορούν, τη συγκρότηση του Δ.Σ. σε σώμα, οριισμός εκπροσώπου του Δήμου Κοζάνης στην Κοινή Επιτροπή Παρακολούθησης του ΙΝ.Β.Α., εκλογή αντιποροέδρου, επιλογη διευθυντή, συγκρότηση επιτροπής, προσκλήσεις συνεδριάσεων, έλεγχοι αποφάσεων και ψήφιση πιστώσεων.

Στο συγκεκριμένο φάκελο περιέχονται 30 λυτά έγγραφα τα οποία αφορούν αποφάσεις του ΔΣ του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης Κοζάνης κατά τους μήνες Ιούνιο έως Δεκέμβρη του έτους 2003.

Τα θέματα που διαπραγματεύονται οι 35 αυτές αποφάσεις, αναλυτικά αφορούν, έγκριση έκθεσης πεπραγμένων έτους 2003, εγκρίσεις οικονομικού απολογισμού, οικονομικός απολογισμός έτους 2002, αποδοχές χρηματικών ποσών, προγραμματισμό δράσεων, ορισμός εκπροσώπου στην Κοινή Επιτροπή Παρακολούθησης του ΙΝ.Β.Α., ορισμός γραμματέα στην Κοινή Επιτροπή Παρακολούθησης, ορισμός ελεγκτών για διαχειριστικό έλεγχο, προσλήψεις εκτάτου προσωπικού, ορισμός αντιπροέδρου, αποδοχές επιχορηγήσεων,