Το αρχείο της Δημοτικής Βιβλιοθήκης Κοζάνης αποτελείται από 32 κουτιά και περίπου 7.657 τεκμήρια. Μέσα σε αυτά βρίσκουμε αλληλογραφία, καταστάσεις, κοινοποιήσεις, γνωστοποιήσεις, αποφάσεις, αιτήσεις, ερωτηματολόγια, στοιχεία δραστηριότητας Δημοτικής Βιβλιοθήκης, ενημερωτικά δελτία, έγγραφα αποστολής ή παραλαβής βιβλίων και περιοδικών, ευχαριστήριες επιστολές σχετικά με δωρεές στη βιβλιοθήκη, πρακτικά συνεδριάσεων δημοτικού συμβουλίου Κοζάνης και της
ειδικής Συμβουλευτικής Επιτροπής της Δημοτικής Βιβλιοθήκης, δελτία έρευνας βιβλιοθηκών, κατάλογοι δωρεάς βιβλίων, καταστάσεις βιβλίων για δέσιμο, κατάλογοι βιβλίων για προμήθεια, κατάλογος βιβλίων της Δημοτικής Βιβλιοθήκης που υπάρχουν σε πολλαπλά αντίτυπα και μπορούν να δωρηθούν και άλλα έγγραφα σχετικά με τη λειτουργία και την ανάπτυξη της Δημοτικής Βιβλιοθήκης Κοζάνης.

Περιέχει καταστατικό Αναγνωστηρίου Κοζάνης του 1916-1918, εσωτερικό κανονισμό του Αναγνωστηρίου, πρακτικό συνεδρίασης περί ιδρύσεως Αναγνωστηρίου, έγγραφα σχετικά με τη λειτουργία του Αναγνωστηρίου Κοζάνης, αιτήσεις για αποστολή βιβλίων, έγγραφα αγοράς βιβλίων, αλληλογραφία του Αναγνωστηρίου και έγγραφα σχετικά με την παράδοση της βιβλιοθήκης και της περιουσίας του Συλλόγου Αναγνωστηρίου Κοζάνης στον Δήμο. Έγγραφα σχετικά με την ίδρυση και λειτουργία του Γυμνασίου Τσοτυλίου. Αντίγραφα του κατάλογου των εξόδων της εν Τσοτυλίω Σχολής από 11 Μαρτίου 1872 και λογαριασμοί της Σχολής. Συλλογή χαρτών και έντυπα σχετικά με τους λογοτεχνικούς διαγωνισμός του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης (ΙΝ.Β.Α.)

Στο συγκεκριμένο φάκελο περιέχονται 26 λυτά έγγραφα τα οποία αφορούν αποφάσεις του Διοικητικό Συμβούλιο του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης Κοζάνης κατά τον Φεβρουάριο του 1996.

Τα θέματα που διαπραγματεύονται οι 26 αυτές αποφάσεις, αναλυτικά αφορούν, τη συγκρότηση του Διοικητικού Συμβουλίου του Ινστιτούτου, αιτήσεις για εκδόσεις έργων, συμβάσεις έργων, αποδοχές χρηματικών ποσών, αποφάσεις έργων υποδομών, πρόσληψη επιστημονικού διευθυντή, στέγαση του Ινστιτούτου, σύνδεση δικτύου Interne και τον προγραμματισμό συνεδρίων 1996

Συμβόλαιο δωρεάς της κοινοτικής βιβλιοθήκης στο Αναγνωστηρίου Κοζάνης το 1916.
Βιβλίο μελών του Αναγνωστηρίου Κοζάνης έτους 1916, αναφορά για την κίνηση του α' εξάμηνου του 1917.
Έγγραφο παράδοσης της βιβλιοθήκης και της περιουσίας του Συλλόγου Αναγνωστηρίου Κοζάνης στον Δήμο Κοζάνης το 1923.
Κατάσταση δωρεάς βιβλίων από το σύλλογο "Προς Διάδοσιν των Ελληνικών Γραμμάτων"
Χειρόγραφος κανονισμός της βιβλιοθήκης και του Αναγνωστηρίου Κοζάνης.

«