Το αρχείο του Δήμου Κοζάνης αποτελείται από 108 κουτιά, 607 φακέλους και περίπου από 25882 τεκμήρια.

Μέσα σε αυτά βρίσκουμε:
I. Εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα όπως αλληλογραφία, αιτήσεις, βεβαιώσεις, πιστοποιητικά, κοινοποιήσεις, διαταγές, αναφορές, εκθέσεις τοιχοκολλήσεως, πρακτικά συνεδριάσεων και άλλα πολλά.
II. Επίσης, περιλαμβάνει έγγραφα σχετικά με τις Απόκριες (1938-1940, 1975).
III. Ακόμα υπάρχουν αποδείξεις για εξοφλήσεις τόκων(1928), εξοφλητική απόδειξη του Γεώργιου Παντούλη(1936), διπλότυπα εισπράξεως του ταμείου οδοποιίας (1931-1935).
IV. Επιπλέον, περιλαμβάνει διπλότυπα απόδειξης για υδραυλικές εργασίες και για άδεια μεταφοράς προϊόντων.

Στο αρχείο εντοπίζονται ακόμα:
I. Αποδείξεις του Ταμείου Κοζάνης (1950, 1975).
II. Χειρόγραφη αλληλογραφία απόδημων Κοζανιτών (1901-1930)
III. Επιστολή προς τον Δήμαρχο Κοζάνης από το Συνταγματάρχη Λαδά Λεωνίδα για τη στήριξη της "Βιβλιοθήκης του Στρατιώτου", με σκοπό τη μόρφωση των στρατιωτών (1946),
IV. Επιστολή της υπηρεσίας του Απόδημου Ελληνισμού για συγκέντρωση υλικού σχετικά με τις δραστηριότητες των ομογενών (1950).

Επιπρόσθετα, περιλαμβάνει:
I. Διάφορες αχρονολόγητες επιστολές του Δήμου:
II. Εβδομαδιαίο δελτίο τιμών αγοράς Κοζάνης (1931),
III. Προσπάθεια έκδοσης της εφημερίδας "ΛΑΙΚΟΣ ΑΓΩΝ" από το Λαϊκό Κόμμα για ζήτηση συνδρομών (1934),
IV. Δημοτικό Ταμείο Κοζάνης - Πρωτόκολλο επιθεωρήσεως του ταμείου του Δήμου Κοζάνης κατά τη 14.1.1937,
V. Πίνακας που αναφέρει τα ευρεθέντα εντός του χρηματοκιβωτίου του Δημάρχου Κοζάνης Γραμμάτια και παλαιών ομολογιών σε χρυσό.

Υπουργείο Στρατιωτικών/ Διεύθυνση προσωπικού:
I. Αίτηση Δημητρίου Κουτσιούνη και Ντιούφα για συνταξιοδότησή του κατά τον Μακεδονικό Αγώνα (1937),
II. Επιστολή Δημάρχου Κοζάνης προς Αθλητικά Σωματεία για τη σωματική αγωγή στην Καστοριά (1945)
III. Επιστολή προς Δημάρχους Κοζάνης και Πτολεμαΐδος και Κοζάνης για την οικονομική ενίσχυση της εφημερίδας "Κοινότης"(1946)
IV. Επιστολή από τον Δήμαρχο Κοζάνης προς τον πρόεδρο της κοινότητας Βελβενδού για την ίδρυση μόνιμου και τοπικού ιστορικού αρχείου στην Κοζάνη(1946)
V. Έκθεση τοιχοκολλήσεως προς τον Δήμαρχο Κοζάνης από τον Δήμαρχο Βέροιας(1946)
VI. Επιστολή από το Δήμαρχο Κοζάνης προς τον Ευάγγελο Αδαμόπουλου για τη διαφύλαξη των ιστορικών Αρχείων του Γυμνασίου Τσοτυλίου(1946)
VII. Επιστολή από το Δήμαρχο Κοζάνης προς τους αδερφούς Πάλλα σχετικά με παράνομη στάθμευση του αυτοκινήτου τους (1946)
VIII. Επιστολή προς τους Δημάρχους Κοζάνης και Πτολεμαΐδας από τον υπουργό Κ. Κακλάνη για την προμήθεια του περιοδικού "Δελτίον Εργασιακής Νομοθεσίας"(1946)
IX. Επιστολή του Δημάρχου Κοζάνης προς το Υπουργείο Τύπου και Πληροφορίας επιτροπών Χάρτου για παροχή προμήθειας Χάρτου (1946)
X. Επιστολή του Δημάρχου Κοζάνης προς την επιστημονική εταιρεία "Αθηνά" για προμήθεια ευρετηρίων των τευχών που διαθέτει (1946).

• Περιλαμβάνει την αποκήρυξη του Μανέντη από την ένωση ΕΠΕΚ - Φιλελευθέρων λόγω της προδοσίας του και των προσωπικών συμφερόντων του για την κλινική του.
• Εμπεριέχει αποφάσεις που αφορούν τα ωράρια εργασίας των δημοσίων υπαλλήλων.
• Αποδεικτικό επιδόσεως από τον Πρόεδρο της Επιτροπής προς το κ. μέλος την επιτροπής συμβιβαστικής επιλύσεως φορολογικών διαφορών / Επιτροπή συμβιβαστικής επιλύσεως φορολογικών διαφορών (1981).
• Κατάσταση δικαιούμενης αποζημιώσεως μελών και γραμματέα (1981).
• Επιτροπή συμβιβαστικής επιλύσεως φορολογικών διαφορών.
• Επιστροφή προσφυγών Γεωργίου, Θεοδώρου και Όλγας Τσιαρτσιώνη και Μάρκου Θεοδώρου Γκάλφα (1981).
• Βιβλίο πρακτικών επιτροπής.
• Έγγραφα σχετικά την ονοματοθεσία δρόμων και οδών.
• Καταστάσεις των πεσόντων υπέρ της πατρίδας, δηλώσεις ζημιών κατοχής, καταστάσεις αυτών που έπεσαν θύματα καταστροφών από εμπρησμούς ή βομβαρδισμούς και πολλά άλλα από την περίοδο της Κατοχής (κατοχικά).
• Δηλώσεις αποκήρυξης των πολιτικών φρονημάτων.
• Διαθήκες, αλληλογραφία, κληροδοτήματα και άλλα έγγραφα που σχετίζονται με το Κοβεντάρειο Κολυμβητήριο - Κοβεντάρειο Ίδρυμα, το Πολυζόλειο γυμναστηρίου, Βαλταδώρειο κληροδότημα, το κληροδότημα Χαρισίου Μούκα, το κληροδότημα Ι. Μουράτη, το κληροδότημα Αλέξανδρου και Παύλου Χαρίση (Χαρίσειο Κληροδότημα).
• Φάκελοι με διαθήκες και κληροδοτήματα πολλών ευεργετών.
• Έγγραφα (μειοδοτικοί διαγωνισμοί, πρωτόκολλα, εγκύκλιοι) που αφορούν την εκπόνηση σχεδίου πόλεως Κοζάνης.
• Έγγραφα σχετικά με δημοτικά έργα, διοικητικά, οικονομικά και υγειονομικού ενδιαφέροντος θέματα.
• Διακηρύξεις δημοπρασίας για ενοικιάσεις δημοτικών ακινήτων.
• Έγγραφα σχετικά με το κτηματολόγιο, δημοτολόγιο και τα μητρώα των πολιτών.
• Έγγραφα σχετικά με την αντιμετώπιση της λειψυδρίας στην Κοζάνη, την κατασκευή δικτύου ύδρευσης, τη φορολογία του νερού και τον ηλεκτροφωτισμό της πόλης.
• Έγγραφα σχετικά με την Κοζανίτικη αποκριά και πολλά άλλα ποικίλης θεματολογίας.

Στην Κοβεντάρειο Δημοτική Βιβλιοθήκη Κοζάνης φιλοξενείται ένας μικρός θησαυρός από εικόνες, ιερά κειμήλια, ξυλόγλυπτα, χαρακτικά, αρχιτεκτονικά μέλη και επιγραφές, που χρονολογούνται στη μεταβυζαντινή και νεότερη περίοδο. Τα αντικείμενα αυτά αποτελούν τμήμα της παλαιάς συλλογής των παλαιοχριστιανικών και μεταβυζαντινών μνημείων που φυλάσσονταν στο Τοπικό Μουσείο της πόλης της Κοζάνης και προέρχονταν από διάφορες περιοχές του Νομού Κοζάνης. Η συστηματικότερη συλλογή και φύλαξη αρχαιοτήτων ξεκίνησε το 1934, όταν ο Δήμος στο τότε νεόδμητο δημοτικό μέγαρο παραχώρησε μια αίθουσα στην Αρχαιολογική Υπηρεσία για να συγκροτήσει το Τοπικό Μουσείο “διά των ανευρισκομένων εν τη περιοχή του Νομού αρχαιοτήτων, αποφευγομένης της διαρροής τούτων εις διάφορα άλλα Μουσεία” (Δελιαλής 1955). Με την πάροδο του χρόνου, η συλλογή αυτή εμπλουτιζόταν και περιείχε ευρήματα από την προϊστορική έως και τη νεότερη περίοδο, καθώς και λαογραφικά αντικείμενα. Στη συνέχεια, ένας μεγάλος αριθμός από αυτά λόγω της ιδιαίτερης αρχαιολογικής τους αξίας, κυρίως αρχιτεκτονικά μέλη, κεραμική και νομίσματα κλασικής έως βυζαντινής περιόδου, παραδόθηκε στις αρμόδιες Εφορείες Αρχαιοτήτων του Υπουργείου Πολιτισμού για τη φύλαξη και ανάδειξή τους (Τσιλιπάκου …).
Στη σημερινή συλλογή εντάσσεται ένας αριθμός μαρμάρινων κτητορικών επιγραφών (Δημόπουλος 2004), που προέρχονται από εκκλησιαστικά κτίσματα (ναός Παναγίας), αλλά κυρίως από παλαιές κατεδαφισμένες οικίες της Κοζάνης (π.χ. Κοντορούση, Κοβεντάρου) και κρήνες (π.χ. Κοντορούση, Μητροπολιτικού Μεγάρου) και χρονολογούνται το 18ο και 19ο αιώνα. Οι επιγραφές παρέχουν πολύτιμα στοιχεία, όχι μόνο για τα οικοδομήματα από τα οποία προέρχονται, αλλά γενικότερα για το ιστορικό, πολιτικό οικονομικό και κοινωνικό πλαίσιο της πόλης και την προσωπογραφία της εποχής. Εξαιρετικά σπάνιο είναι το είδος του προσκυνηταρίου – εικονοστασίου του 18ου αιώνα, με τη μορφή κιβωτιδίου προς ανάρτηση από τον Άγιο Νικάνορα. Φέρει ξυλόγλυπτο πλαίσιο με φυτικό διάκοσμο και τοξωτή επίστεψη με την τεχνική του σκαλιστού στον αέρα, η οποία απεικονίζει αγγέλους, που στέφουν αετό επάνω από τη γραπτή μορφή του Άναρχου Πατέρα, και στηρίζεται σε δυο ολόσωμα παγώνια στις γωνίες. Στο εσωτερικό εμπεριέχεται όστρεο με ζωγραφισμένη τη σκηνή της Μεταμόρφωσης στην κοίλη πλευρά του.
Έπειτα από συντονισμένες ενέργειες της Δημοτικής Βιβλιοθήκης σε στενή συνεργασία με την Εφορεία Αρχαιοτήτων Κοζάνης, τα εναπομείναντα αντικείμενα της Αρχαιολογικής Συλλογής στη Δημοτική Βιβλιοθήκη απέκτησαν βεβαιώσεις κυριότητας, σύμφωνα με το ν. 3028/2002 «Για την Προστασία των Αρχαιοτήτων και εν γένει της Πολιτιστικής Κληρονομιάς». Βεβαιώθηκε η κυριότητα 418 λειτουργικών παλαιών εντύπων, 51 μεταβυζαντινών και νεότερων εικόνων και εκκλησιαστικών αντικειμένων (24 μεταβυζαντινές εικόνες, 1 αετωματική επίστεψη, 1 τμήμα Αποστολικού, 3 μεσαία τρίπτυχα, 2 Λυπηρά, 4 τρίπτυχα, 1 Εικονοστάσι, 9 περιστρεφόμενα Αναλόγια, 5 τμήματα Επιστυλίου, 1 ξυλόγλυπτο), 23 μαρμάρινων αντικειμένων, 13 χαλκογραφιών (9 χαλκογραφίες, 1 Αντιμνήσιο και 3 χαρακτικά) και 83 παλαιτύπων και 2 χαρτών (Χάρτα του Ρήγα Φεραίου και Χάρτης Άνθιμου Γαζή).

Βεβαιώσεις κυριότητας:
1. Η αριθμ. ΥΠΠΟΑ/ΓΔΑΠΚ/ΕΦΑΚΟΖ/34457/23678/187/07.02.2019 βεβαίωση δήλωσης κυριότητας (λειτουργικά).
2. Η αριθμ. ΥΠΠΟΑ/ΓΔΑΠΚ/ΕΦΑΚΟΖ/271204/176076/3260/12.07.2017 βεβαίωση δήλωσης κυριότητας (εικόνες).
3. Η αριθμ. ΥΠΠΟΑ/ΓΔΑΠΚ/ΕΦΑΚΟΖ/271206/176077/3261/12.07.2017 βεβαίωση δήλωσης κυριότητας (μαρμάρινα).
4. Η αριθμ. ΥΠΠΟΑ/ΓΔΑΠΚ/ΕΦΑΚΟΖ/271210/176081/3263/12.07.2017 βεβαίωση δήλωσης κυριότητας (χαλκογραφίες).
5. Η αριθμ. ΥΠΠΟΑ/ΓΔΑΠΚ/ΕΦΑΚΟΖ/271209/176080/3262/12.07.2017 βεβαίωση δήλωσης κυριότητας (παλαίτυπα).