Το αρχείο της Γενικής Διοικήσεως Δυτικής Μακεδονίας ή της Γενικής Διευθύνσεως Δυτικής Μακεδονίας αποτελείται από 6 κουτιά, 36 φακέλους και σχεδόν 1961 τεκμήρια. Ανάμεσα τους: Εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα της Γενικής Διοικήσεως Δυτικής Μακεδονίας την περίοδο 1945-1946, διάφορα έγγραφα των νομών Κοζάνης, Καστοριάς και Φλώρινας (1914-1939), έγγραφα της υπηρεσίας στεγάσεως (1941-1946). Τηλεγραφήματα, εγκύκλιοι, αποφάσεις, κοινοποιήσεις και άλλα έγγραφα σχετικά με τους ομογενείς πρόσφυγες, τους εκλογικούς καταλόγους και υποθέσεις της χωροφυλακής. Καταστάσεις εκτελεσθέντων κατά τη διάρκεια της κατοχής από Γερμανούς και Ιταλούς, ψηφίσματα διαμαρτυρίας το 1945 για την αναγνώριση από του Συμμάχους της αλβανικής κυβέρνησης του Ενβέρ Χότζα, έγγραφα σχετικά με τις προσκοπικές κατασκηνώσεις (1945-1946). Καταστάσεις πυρποληθέντων ή λεηλατηθέντων χωριών στην κατοχή, διοικητικά έγγραφα (1945-1946), πίνακες με τα σχολεία και τα διδακτήρια που έχουν υποστεί ζημιές, πίνακες με το προσωπικό των σχολείων, αιτήσεις, εκθέσεις, αναφορές και άλλα έγγραφα σχετικά με εκπαιδευτικά θέματα (1946-1947) και πολλά άλλα έγγραφα.
Το αρχείο αποτελείται από 4 κουτιά, 12 φακέλους και 862 τεκμήρια. Περιέχει διάφορα έγγραφα της οικογένειας Τσιμηνάκη όπως: Δωρητήρια, ομολογίες, μαρτυρικά, υποσχετικά, ενοικιαστήρια, πληρεξούσια, πωλητήρια, συμβόλαια, συμφωνητικά έγγραφα ιδρύσεως εταιριών. Οθωμανικά έγγραφα όπως λογαριασμοί, επιστολές, διπλώματα, τηλεγραφήματα. Προσωπική αλληλογραφία μελών της οικογένειας Τσιμηνάκη και αλληλογραφία μελών της οικογένειας Τσιμηνάκη τόσο με φυσικά πρόσωπα όσο και με μεταφορικές και ασφαλιστικές εταιρίες, ναυτιλιακούς πράκτορες, μεταναστευτικούς οίκους. Επίσης, αποδείξεις, τιμολόγια, λογαριασμοί δούναι και λαβείν χειρόγραφα τετράδια λογαριασμών των ετών 1903-1922 και άλλα έγγραφα οικονομικής φύσεως της οικογένειας Τσιμηνάκη.
Το αρχείο Ιωάννη Ν. Ατλάζη αριθμεί 1 αρχειακό κουτί , 4 φακέλους και 178 τεκμήρια που σχετίζονται με τον Ιωάννη Ν. Ατλάζη και την εμπορική δραστηριότητα του. Περιλαμβάνει έγγραφα και επιστολογραφία του Ιωάννη Ν. Ατλάζη με ξένες ανώνυμες εταιρείες και εμπορικούς οίκους που αφορούν κυρίως σε παραγγελίες και προμήθεια γεωργικών μηχανημάτων, με εκτελωνιστή στη Θεσσαλονίκη, με το Γενικό Προξενείο της Ελλάδας στο Αμβούργο, με διάφορες τράπεζες συμπεριλαμβανομένης και της Εθνικής Τράπεζας της Ελλάδος, με το Ειρηνοδικείο Κοζάνης, με το Γραφείο Νομομηχανικού Κοζάνης, με τον οικονομικό Έφορο Κοζάνης και άλλους. Μεταξύ άλλων βρίσκουμε και προσωπικές σημειώσεις και έγγραφα σχετικά με δάνεια ενώ στον Φ4 περιέχονται τουρκικά έγγραφα που αφορούν σε αποδείξεις πληρωμής φόρων καθώς και σε τίτλους ιδιοκτησίας.
Το Αρχείο των Σουλτανικών Εγγράφων αριθμεί 1 Αρχειακό κουτί, 6 φακέλους και 39 τεκμήρια. Όπως διαφαίνεται στον παρακάτω πίνακα η αρίθμηση των εγγράφων ακολούθησε τη χρονολογική τους σειρά . Έγγραφο 1 : 5-14 Αυγ. 1721, άδεια επιδιόρθωσης της εκκλησίας του Αγ. Νικολάου στην Κοζάνη Έγγραφο 2 : 19-28 Ιουλ. 1728, παράπονα για τον ήχο της καμπάνας του Αγ. Νικολάου στην Κοζάνη Έγγραφο 3 : 22 Αυγ. 1785, φιρμάνι για τον διορισμό του επισκόπου Θεόφιλου Έγγραφο 4 : 4 Ιαν. 1787, παρενόχληση του επισκόπου Θεόφιλου από πιστωτές του προκατόχου του Έγγραφο 5 : 29 Μαρτ. 1794, ανανέωση της παραχώρησης του μουκαταά της Κοζάνης ως μαλικιανέ Έγγραφο 6 : 19 Σεπτ. 1798, ανανέωση παλαιότερης διαταγής για τις ελευθερίες του μουκαταά της Κοζάνης Έγγραφο 7 : 3 Μαΐου 1814, παρενόχληση και επιβολή προστίμων σε τρεις Εκκλησίες με την πρόφαση του ελέγχου Έγγραφο 8 : 23 Ιουλ. 1815, φιρμάνι για τον διορισμό του επισκόπου Βενιαμίν Έγγραφο 9 : 6 Σεπτ. 1833, παράπονα των Κοζανιτών για υπερβολική φορολόγηση 'Εγγραφο 10 : 25 Δεκ. 1833, έρευνα για τη δυνατότητα ανανέωσης παλαιότερης διαταγής για τις ελευθερίες του μουκαταά της Κοζάνης Έγγραφο 11 : 24 Δεκ.1833 - 2 Ιαν. 1834, παράπονα των Κοζανιτών για υπερβολική φορολόγηση Έγγραφο 12 : 1 Αυγ. 1839, αποστολή μουμπασίρη στην Κοζάνη για τον φόρο "ζετζριγιέ" Έγγραφο 13 : 8 Οκτ. 1841, παραχώρηση ενός πρώην τσιφλικιού του Τεπεντενλή Αλί πασά στην Κοζάνη σε μια χριστιανή Έγγραφο 14 : 11-20 Φεβρ. 1843, φιρμάνι για τον διορισμό του επισκόπου Βενιαμίν Έγγραφο 15 : 6-15 Μαρτίου 1849, βεράτιο παραχώρησης προνομίων σε Κοζανίτη έμπορο Έγγραφο 16 : 23 Μαΐου - 1 Ιουν. 1849, φιρμάνι για τον διορισμό του επισκόπου Ευγενίου Έγγραφο 17 : 8-17 Σεπτ. 1850, παρενόχληση ιερέα από το χωριό Μπαξί επειδή τελούσε θρησκευτικές τελετές σε σπίτι Έγγραφο 18 : 24 Μαρτίου - 2 Απρ. 1851, παρενόχληση ιερέα από το χωριό Μικρή Βάντσα επειδή τελούσε θρησκευτικές τελετές σε σπίτι Έγγραφο 19 : 14-23 Ιαν. 1852, ρύθμιση δανείων δύο ζιμμήδων με τους πιστωτές τους Έγγραφο 20 : 17-26 Σεπτ. 1860, ρύθμιση προβλήματος με τη μεταβίβαση χωραφιών στο χωριό Λουζιανή Έγγραφο 21 : 11-20 Απρ. 1862, βεράτιο παραχώρησης προνομίων σε Κοζανίτη έμπορο Έγγραφο 22 : 11-20 Απρ. 1862, διαταγή καταχώρησης του παραπάνω βερατίου στα ιεροδικαστικά κατάστιχα Έγγραφο 23 : 29 Ιουλ. - 7 Αυγ. 1862, άδεια για την επισκευή της Εκκλησίας του Αγίου Αθανασίου στην Κοζάνη Έγγραφο 24 : 4-13 Αυγ. 1864, άδεια ανέγερσης σχολείου θηλέων στην Κοζάνη Έγγραφο 25 : 4-13 Αυγ. 1864, άδεια ανέγερσης σχολείου αρρένων στην Κοζάνη Έγγραφο 26 : 16-24 Ιουλ. 1865, άδεια για την επισκευή της Εκκλησίας της Αγίας Τριάδας της Μονής Ιλαρίωνα Έγγραφο 27 : 22 Ιουλ. 1872, άδεια για την ανέγερση της εκκλησίας του Αγ. Δημητρίου στο χωριό Κτένι Έγγραφο 28 : 16 Ιουλ. 1894, βεράτιο διορισμού του μητροπολίτη Κωνστάντιου Έγγραφο 29 : 11 Ιουν. 1896, άδεια για την ανέγερση της εκκλησίας του Ταξιάρχη στο χωριό Μάρτσιστα Έγγραφο 30 : 18 Οκτ. 1896, άδεια για την ανακαίνιση της εκκλησίας του Αγ. Νικολάου στο νεκροταφείο των Σερβίων Έγγραφο 31 : 26 Ιουν. 1897, άδεια επισκευής της εκκλησίας του Αγ. Νικολάου στην Κοζάνη Έγγραφο 32 : 2 Μαρτ. 1899, άδεια για την ανέγερση σχολείου (Βαλταδώρειο) στην Κοζάνη Έγγραφο 33 : 25 Μαΐου 1901, άδεια αποπεράτωσης του κωδωνοστασίου της εκκλησίας του χωριού Μάρτσιστα Έγγραφο 34 : 17 Νοεμ. 1901, άδεια για την εκ νέου ανέγερση του κωδωνοστασίου της εκκλησίας του Προφήτη Ηλία στην Κοζάνη Έγγραφο 35 : 12 Ιουν. 1902, άδεια για την εκ νέου ανέγερση της εκκλησίας του Αγ. Δημητρίου στο χωριό Λαβπάνιτσα Έγγραφο 36 : 15 Απρ. 1906, άδεια για την εκ νέου κατασκευή της εκκλησίας του Αγίου Γεωργίου στην Αιανή Έγγραφο 37 : 14 Ιουν. 1909, άδεια μετατροπής της οικίας του Κων. Δρίζη στην Κοζάνη σε νοσοκομείο Έγγραφο 38 : 15 Ιουν. 1909, άδεια για την εκ νέου κατασκευή και διαπλάτυνση της εκκλησίας του Αγίου Νικολάου στην Κοζάνη Έγγραφο 39 : 15 Μαρτ. 1868, βεράτιο απονομής παρασήμου στον επίσκοπο Κοζάνης Ευγένιο Από την άλλη πλευρά ωστόσο τα έγγραφα ομαδοποιήθηκαν ώστε η μετάφραση και ο σχολιασμός τους να ακολουθούν κάποιες θεματικές ενότητες. Έτσι προέκυψαν ουσιαστικά 3 ενότητες. Η πρώτη ενότητα αποτελείται από τους φακέλους Φ01, Φ02, Φ03 και αφορά στην Εκκλησία κυρίως σε θέματα ανώτερου κλήρου αλλά και στη γενικότερη οργάνωση της Ορθόδοξης Εκκλησίας. Η δεύτερη ενότητα περιλαμβάνει τους φακέλους Φ04 και Φ05 και έχει να κάνει με το φορολογικό status της Κοζάνης, αλλά και με άλλα οικονομικά θέματα. Τέλος, η τρίτη ενότητα περιλαμβάνει τον φάκελο Φ06 (3 έγγραφα) σχετικά με εμπόρους και εμπορικά προνόμια. Ο φάκελος Φ7 περιλαμβάνει 1 έγγραφο , το οποίο προστέθηκε στο τέλος και αφορά σε απονομή παρασήμου σε Επίσκοπο
Η φωτογραφική συλλογή της ΚΔΒΚ περιλαμβάνει φωτογραφίες, μικρό αριθμό καρτ ποστάλ και γκραβούρες. Αναλυτικότερα : Φωτογραφίες της πόλεως Κοζάνης και περιοχών της Δυτικής Μακεδονίας. Φωτογραφίες δημοσίων προσώπων και ιδιωτών, όπως οι δήμαρχοι της Κοζάνης, μητροπολίτες, ιερείς, δάσκαλοι, μαθητές, δωρητές της πόλης και της βιβλιοθήκης, Μακεδονομάχοι, σημαντικές προσωπικότητες που επισκέφτηκαν την Κοζάνη και την βιβλιοθήκη της, όπως πολιτικοί, βασιλείς, υπουργοί, βουλευτές, ιερωμένοι και άλλοι. Φωτογραφίες δημοσίων κτιρίων, εκκλησιών και κατοικιών οι οποίες έχουν σχέση με την Κοζάνη και ευρύτερα με την περιοχή της Δυτ. Μακεδονίας. Επίσης φωτογραφίες εκδηλώσεων του Δήμου από τις απόκριες και τα Λασσάνεια, όπως και εκδηλώσεις από τις δράσεις της ίδιας της βιβλιοθήκης και των φορέων που υποστήριζαν το έργο της, για παράδειγμα το Ινστιτούτο Βιβλίου και Ανάγνωσης (ΙΝΒΑ). Τέλος φωτογραφίες συλλόγων, σωματείων, ιδρυμάτων και ομάδων της Κοζάνης και της ευρύτερης περιοχής, όπως για παράδειγμα της ομάδας του Μακεδονικού Κοζάνης.
Αποτελείται από 1 κουτί, 19 φακέλους και 193 τεκμήρια.Περιλαμβάνονται διάφορα σχολικά θέματα, κατάλογοι βαθμολογίας μαθητών και αλληλογραφία με κοινό αποδέκτη την οικογένεια Κουτσοσίμου. Επίσης, εμπεριέχονται διάφορα σχέδια επιστολών, Τουρκικά έγγραφα και προικοσύμφωνα - σημειώσεις προίκας. Επιπροσθέτως, περιέχονται πωλητήρια έγγραφα, διαμαρτυρήσεις συναλλαγματικής, χρεόγραφα - ομόλογα, καταγγελίες, ειδοποιητήρια, επιτροπικά και συμφωνητικά έγγραφα. Τέλος, περιλαμβάνονται διάφορα έγγραφα, όπως αποδείξεις, κατάστιχα λογαριασμών, ευχαριστήρια και σημειώσεις της οικογενείας Κουτσοσίμου.
Το αρχείο του Εμπορικού Συλλόγου Κοζάνης αποτελείται από 3 κουτιά, 17 φακέλους και 1206 τεκμήρια. Βρίσκουμε εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα του Εμπορικού Συλλόγου Κοζάνης, αλληλογραφία με άλλους συλλόγους, διατάγματα, εγκύκλιοι, αιτήσεις, καταστατικά και άλλα έγγραφα ποικίλης θεματολογίας.
Το αρχείο του Κωνσταντίνου Δ. Τακιατζή είναι μαζί με το αρχείο της οικογένειας Δημητρίου Κ. Κοεμτζή και αποτελείται από 4 κουτιά, 31 φακέλους και 731 τεκμήρια. Στο αρχείο θα δούμε την αλληλογραφία του Κωνσταντίνου Δ. Τακιατζή κατάστιχα, διάφορα δικαιοπρακτικά έγγραφα, επιστολές με αποδέκτη τον Μητροπολίτη Σερβίων και Κοζάνης Ευγένιο από διάφορους αποστολείς. Επίσης επιστολές προς τον Δημήτριο Κ. Κοεμτζή, δικαιοπρακτικά (πωλητήρια έγγραφα, μαρτυρικά, συμφωνητικό) και οικονομικά έγγραφα (αποδείξεις, ομολογίες, κατάστιχα ) της οικογένειας του Δημητρίου Κ. Κοεμτζή.
