Το αρχείο της Νομαρχίας Κοζάνης αποτελείται από 68 κουτιά, 370 φακέλους και σχεδόν 19.872 τεκμήρια. Θα βρούμε εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα της Νομαρχίας, αλληλογραφία με υπουργεία, δήμους και άλλους φορείς. Η θεματολογία των εγγράφων είναι μεγάλη. Τα κυριότερα είναι διοικητικά και οικονομικά έγγραφα, φάκελοι ασφάλειας Γενικής Διοίκησης Κοζάνης - Φλωρίνης, κατάλογοι απογραφής προσφύγων και άλλα έγγραφα κυρίως για τους πρόσφυγες από βουλγαροκρατούμενες περιοχές, τη διενέργεια εράνων και τη χορήγηση επιδομάτων, έγγραφα από την περίοδο της κατοχής, έγγραφα από την εποπτεία εμπορίου - αγορανομία αλλά και σχετικά με την ίδρυση και λειτουργία βιοτεχνιών και μικρών βιομηχανιών, έγγραφα σχετικά με την καπνοπαραγωγή και πολλά άλλα.
Περιλαμβάνονται αιτήσεις πυρποληθέντων κατοίκων από τους αντάρτες το 1944, έγγραφο προς την Εθνική Οργάνωση νεανίδων το 1938, αποδείξεις μηνιαίων αποδοχών των νομαρχιακών υπαλλήλων το 1940. Επιπλέον, περιέχεται κατάλογος των Ελλήνων αιχμαλώτων στην Ελβετία το 1943 και έγγραφα προς τη Νομαρχία Γρεβενών το 1945.
Εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα της Νομαρχίας Κοζάνης με θέμα τους πρόσφυγες από τις βουλγαροκρατούμενες περιοχές, βεβαιώσεις και ονομαστικοί κατάλογοι. Έκθεση της επιτροπής που ανέλαβε την απογραφή της περιουσίας του υφαντηρίου Τοπικής Κοινωνικής Πρόνοιας Κοζάνης και τον ταμειακό έλεγχο. Έκθεση ενόρκου διοικητικής εξέτασης, αλληλογραφία με αγρονομία για θέματα σχετικά με τις εκλογές της 31-03-1946. Πίνακες σχετικούς με στρατολογικά γραφεία και εκλογικούς καταλόγους.Φύλλο 107 της εφημερίδος της Κυβερνήσεως (01/08/1945). Πρακτικά γενικής συνέλευσης και απολογισμός οικονομικού των ετών 1946-1947 1947-1948 της φιλόπτωχου αδελφότητος κυριών Κοζάνης. Κανονισμός απονομής τιμητικών διακρίσεων παρά του Δήμου Κοζάνης και σημάτων Δημάρχου Δημοτικών Συμβούλων και υπαλλήλων. Κανονισμός απονομής τιμητικών διακρίσεων παρά του Δήμου Θεσσαλονίκης και σημάτων Δημάρχου Δημοτικών Συμβούλων και υπαλλήλων. Υπόμνημα Γονέων και Κηδεμόνων των εις τα στα Σχολεία Κοζάνης φοιτούντων μαθητών προς τον Υπουργό Θρησκευμάτων και Εθνικής Παιδείας. Απόκομμα άρθρου εφημερίδας με τίτλο "Ο διάσημος αρχιμουσικός Χέριμπερτ Φον Κάραγιαν και οι εκ Κοζάνης καταγόμενοι πρόγονοι του" με ημερομηνία 07/03/1950. Έγγραφα σχετικά με τις σχολικές επιτροπές. Διάφορα άλλα έγγραφα.
Αλληλογραφία, κοινοποιήσεις, γνωστοποιήσεις, αναφορές, αιτήσεις, διαταγές και άλλα έγγραφα σχετικά με τη μισθοδοσία και τα μισθολόγια των υπαλλήλων, τα ξενοδοχεία της Κοζάνης και την κατάσταση τους, τις αιτήσεις αποζημιώσεως για τη βοήθεια σε Βρετανούς στρατιωτικούς, οικονομικά θέματα, κατάσταση προσφύγων και οικονομική ενίσχυση, πίνακες και σχετική αλληλογραφία για τα ορφανά και διάφορα άλλα έγγραφα. Κοινοποιήσεις διαταγών και διατάξεων των Γερμανικών Αρχών κατοχής (κατοχικά).
Εξερχόμενα έγγραφα Νομαρχίας Κοζάνης 1941-1944 προς προέδρους κοινοτήτων Κοζάνης - Εορδαίας, τμήματα χωροφυλακής Κοζάνης - Γρεβενών - Εορδαίας, Γενική Διοίκηση Μακεδονίας Επιθεώρηση Υπηρεσιών Κοινωνικής Πρόνοιας Θεσσαλονίκη με κύριο θέμα τους βουλγαροκρατούμενους πρόσφυγες. Αλληλογραφία της Νομαρχίας με τεχνικές υπηρεσίες για την κατασκευή έργων υποδομής.
Αναφορές, γνωστοποιήσεις και κοινοποιήσεις, αλληλογραφία, αιτήσεις, δηλώσεις, πρακτικά, κατάλογοι, ανακοινώσεις και άλλα έγγραφα σχετικά με θέματα που αφορούν την περίθαλψη προσφύγων, τα σχολεία και τους διδασκάλους, την καπνοπαραγωγή, τη γραφική ύλη των Δημοσίων Υπηρεσιών, τα καύσιμα και τον φωτισμό, τις συγκοινωνίες, την Εκκλησία και τους κληρικούς, την εργασία (εργάτες στη Γερμανία) και πρωτόκολλο εκδόσεως διαβατηρίων δια Γερμανίας.
Αναφορές, δελτίο διαταγών του στρατιωτικού διοικητού Θεσσαλονίκης - Αιγαίου, κοινοποιήσεις, έγγραφα σχετικά με τις σχολικές επιτροπές, βεβαιώσεις για χρήση ως δελτία ταυτότητος για πρόσφυγες και τις οικογένειες τους, αποφάσεις για επιτάξεις δωματίων υπέρ των προσφύγων και άλλα έγγραφα της Νομαρχίας Κοζάνης.
Επιστολές Νομαρχίας στον Δήμο για τη δημιουργία έκθεσης όπου θα αναφέρονται οι ζημιές σε οικήματα κατά τη διάρκεια της κατοχής και του πολέμου. Κοινοποιήσεις, γνωστοποιήσεις, αναφορές, αιτήσεις, διαταγές και άλλα έγγραφα σχετικά με τη μισθοδοσία και τα μισθολόγια των υπαλλήλων, τα ξενοδοχεία της Κοζάνης και την κατάσταση τους, τις αιτήσεις αποζημιώσεως για τη βοήθεια σε Βρετανούς στρατιωτικούς, οικονομικά θέματα, κατάσταση προσφύγων και διάφορα άλλα θέματα. Πίνακες, καταστάσεις και σχετική αλληλογραφία για τα ορφανά.
