Το αρχείο της Νομαρχίας Κοζάνης αποτελείται από 68 κουτιά, 370 φακέλους και σχεδόν 19.872 τεκμήρια. Θα βρούμε εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα της Νομαρχίας, αλληλογραφία με υπουργεία, δήμους και άλλους φορείς. Η θεματολογία των εγγράφων είναι μεγάλη. Τα κυριότερα είναι διοικητικά και οικονομικά έγγραφα, φάκελοι ασφάλειας Γενικής Διοίκησης Κοζάνης - Φλωρίνης, κατάλογοι απογραφής προσφύγων και άλλα έγγραφα κυρίως για τους πρόσφυγες από βουλγαροκρατούμενες περιοχές, τη διενέργεια εράνων και τη χορήγηση επιδομάτων, έγγραφα από την περίοδο της κατοχής, έγγραφα από την εποπτεία εμπορίου - αγορανομία αλλά και σχετικά με την ίδρυση και λειτουργία βιοτεχνιών και μικρών βιομηχανιών, έγγραφα σχετικά με την καπνοπαραγωγή και πολλά άλλα.
Περιλαμβάνονται έγγραφα με απογραφή κτηνών, αλληλογραφία με διάφορες κοινότητες (Πεντάλοφος, Ομαλή, Αυγερινός) και κοινοποιήσεις του Υπουργείου Στρατιωτικών και κοινοποιήσεις διαταγών διαφόρων υπουργείων.Επίσης, αιτήσεις και έγγραφα σχετικά με τη χορήγηση βοηθημάτων σε πρόσφυγες και πυροπαθείς, καθώς και εκλογικοί κατάλογοι της Εορδαίας και Γρεβενών τα έτη 1930-1950.
Περιέχονται έγγραφα με την απογραφή κτηνών και αλληλογραφία με διάφορες κοινότητες (Πεντάλοφος, Ολυμπιάδα, Ομαλή, Αυγερινός) και το Υπουργείο Στρατιωτικών το 1930.
Περιέχονται κοινοποιήσεις - αλληλογραφία με διαταγές από Υπουργεία, τη Νομαρχία Κοζάνης προς τη Γενική Διεύθυνση Μακεδονίας, τον Οικονομικό Έφορο Κοζάνη, προς τις Δημόσιες Υπηρεσίες του νομού, τον Διευθυντή του Ταμείου Κοζάνης, τον κ.Ιωάννη Διάφα, τον κ.κ.Άγγελο Καρατζά και Βασίλειο Ρουσόπουλος, τον Ελληνικό Ερυθρό Σταυρό, τον έπαρχο Εορδαίας αναφορικά με διάφορα θέματα. Επίσης, περιλαμβάνεται κατάσταση με τα διατιθέντα ποσά για αγορά γραφικής ύλης κατά τα έτη 1941-1943.
Περιέχονται εκλογικοί κατάλογοι. Συγκεκριμένα εκλογικός κατάλογος γυναικών του Δήμου Γρεβενών, κατάλογος για την εγγραφή ανδρών ως τακτοποιηθέντων στρατολογικώς και τη διαγραφή άλλων ως ανυπότακτων και λιποτακτών (1947), αλφαβητικός κατάλογος εκλογέων της κοινότητας Σπηλιάς-Εορδαίας και της κοινότητας Φούφας τα έτη 1945-1950.
Περιέχονται αλληλογραφία της Βιβλιοθήκης Κοζάνης με το Δήμο Κοζάνης, τη Νομαρχία Κοζάνης, τη Μητρόπολη και το Επαρχείο Γρεβενών, καθώς και με διάφορα Υπουργεία. Επίσης, αλληλογραφία του Γενικού Διοικητή με το Νομάρχη Κοζάνης και τον Στρατιωτικό Διοικητή Κοζάνης, καθώς και ημερολόγιο κινήσεως του Γενικού Διευθυντή εντός και εκτός της Υπηρεσίας της Γενικής Διεύθυνσης για εκτέλεση υπηρεσίας κατά τα έτη 1945-1946.
Δακτυλογραφημένα και χειρόγραφα έγγραφα - αλληλογραφία από το γραφείο του Γενικού Γραμματέα της Γενικής Διεύθυνσης με τον Δήμαρχο, το Νομάρχη, τον Μητροπολίτη Κοζάνης, τον έπαρχο Γρεβενών και διάφορα Υπουργεία.
Περιέχεται αλληλογραφία - έγγραφα από το Γραφείο του Γενικού Διοικητή με τον Νομάρχη Κοζάνης, τον Στρατιωτικό Διοικητή Μακεδονίας και διάφορα Υπουργεία τα έτη 1945-1946.
