Το αρχείο της Νομαρχίας Κοζάνης αποτελείται από 68 κουτιά, 370 φακέλους και σχεδόν 19.872 τεκμήρια. Θα βρούμε εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα της Νομαρχίας, αλληλογραφία με υπουργεία, δήμους και άλλους φορείς. Η θεματολογία των εγγράφων είναι μεγάλη. Τα κυριότερα είναι διοικητικά και οικονομικά έγγραφα, φάκελοι ασφάλειας Γενικής Διοίκησης Κοζάνης - Φλωρίνης, κατάλογοι απογραφής προσφύγων και άλλα έγγραφα κυρίως για τους πρόσφυγες από βουλγαροκρατούμενες περιοχές, τη διενέργεια εράνων και τη χορήγηση επιδομάτων, έγγραφα από την περίοδο της κατοχής, έγγραφα από την εποπτεία εμπορίου - αγορανομία αλλά και σχετικά με την ίδρυση και λειτουργία βιοτεχνιών και μικρών βιομηχανιών, έγγραφα σχετικά με την καπνοπαραγωγή και πολλά άλλα.
Περιέχονται χειρόγραφες και δακτυλογραφημένες επιστολές της Αγροφυλακής Σερβίων. Συγκεκριμένα επιστολές από και προς τον Νομάρχη Κοζάνης, τηλεγραφήματα του Υπουργού Οικονομικών Δραγούμη και του κ.Παναγιωτόπουλου, επιστολές προς τον Αστυνομικό Υποδιευθυντή. Έγγραφα Αγροφυλακής Αστυνομικού Σταθμού Ντορταλή (νυν Τετράλοφος).
Περιλαμβάνονται χειρόγραφα και δακτυλογραφημένα έγγραφα που αφορούν δικαιούχους επιδομάτων των περιοχών Κοζάνης, Βελβεντού, Καταφυγίου και Σερβίων. Πιο συγκεκριμένα, περιέχονται πιστοποιήσεις, τηλεγραφήματα, φύλλα μητρώου στρατιωτικών, απόκομμα εγκυκλίου, ανακοινώσεις και αλληλογραφία.
Περιλαμβάνονται χειρόγραφες σημειώσεις, αλληλογραφία, πίνακες ονοματικών ελλείψεων και βαθμοφόρων, σχετικά με προσκοπικά ζητήματα της Γενικής Διευθύνσεως Κοζάνης - Φλωρίνης. Επίσης, περιέχονται χειρόγραφες καταστάσεις, αποδείξεις και γραμμάτια παραλαβών.
Περιλαμβάνονται χειρόγραφες σημειώσεις, αλληλογραφία, πίνακες ονοματικών ελλείψεων και βαθμοφόρων, σχετικά με προσκοπικά ζητήματα της Γενικής Διευθύνσεως Κοζάνης - Φλωρίνης. Επίσης, περιέχονται χειρόγραφες καταστάσεις, αποδείξεις και γραμμάτια παραλαβών.
Περιλαμβάνονται διάφορα χειρόγραφα στρατολογικά έγγραφα των ετών 1921-1922. Πιο συγκεκριμένα, περιέχονται πίνακες στρατιωτικών απογραφών και γεννηθέντων του Δήμου Κοζάνης και αλληλογραφία. Επίσης, εμπεριέχονται διάφορες ανακοινώσεις, τηλεγραφήματα και περιλήψεις προσκλήσεων.
Περιέχονται αιτήσεις περί χορηγήσεως κατοικίας στον προσφυγικό οικισμό Κοζάνης, οι οριστικοί δικαιούχοι, αναπληρωματικοί, απορριφθείσες αιτήσεις.Επίσης, αλληλογραφίες περί των οικημάτων που θα δοθούν σε πρόσφυγες της Νομαρχίας, του Δήμου, της Γενικής Διοίκησης Μακεδονίας και των αιτούντων προσφύγων, καθώς και αιτήσεις και υπεύθυνες δηλώσεις.