Τα έγγραφα του φακέλου είναι κυρίως αχρονολόγητα και ελλειπή. Περιέχει κυρίως καταστάσεις ονομάτων, λογαριασμούς και άλλα έγγραφα. Πολλά είναι γραμμένα στην πίσω όψη παλαιότερων εγγράφων.
Έγγραφα σχετικά με το Α' Πανελλήνιο Ελαιοκομικό Συνέδριο. Κοινοποιήσεις, αποφάσεις, πρακτικά, ονομαστικές καταστάσεις, τηλεγραφήματα, εκθέσεις τοιχοκολλήσεως, εκθέσεις αναγνώσεως, γνωστοποιήσεις και άλλα έγγραφα σχετικά με το Δήμο και τη Νομαρχία Κοζάνης. Εντολές των Γερμανικών Αρχών Κατοχής. Αποδείξεις πληρωμής εφεδρικών επιδομάτων σε οικογένειες στρατευμένων οπλιτών. Εγκύκλιοι του Υπουργείου Εσωτερικών. Κατάσταση υπαλλήλων δασαρχείου που δικαιούνται τρόφιμα. Ασφαλιστήριο Συμβόλαιο από φωτιά του Δήμου Κοζάνης στην Εθνική Ανώνυμο Ελληνική Εταιρία Γενικών Ασφαλειών.
Διάφορα έγγραφα Δήμου Κοζάνης σχετικά με γεωργικά και γεωπονικά θέματα, την Επιτροπή Περιθάλψεως Απόρων Οικογενειών Επιστράτων Κοζάνης, την κατοχή ραδιοφώνου την περίοδο 1939-1945 και τις επισιτιστικές ανάγκες του Νομού.
Το αρχείο της Γενικής Διοικήσεως Δυτικής Μακεδονίας ή της Γενικής Διευθύνσεως Δυτικής Μακεδονίας αποτελείται από 6 κουτιά, 36 φακέλους και σχεδόν 1961 τεκμήρια. Ανάμεσα τους: Εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα της Γενικής Διοικήσεως Δυτικής Μακεδονίας την περίοδο 1945-1946, διάφορα έγγραφα των νομών Κοζάνης, Καστοριάς και Φλώρινας (1914-1939), έγγραφα της υπηρεσίας στεγάσεως (1941-1946). Τηλεγραφήματα, εγκύκλιοι, αποφάσεις, κοινοποιήσεις και άλλα έγγραφα σχετικά με τους ομογενείς πρόσφυγες, τους εκλογικούς καταλόγους και υποθέσεις της χωροφυλακής. Καταστάσεις εκτελεσθέντων κατά τη διάρκεια της κατοχής από Γερμανούς και Ιταλούς, ψηφίσματα διαμαρτυρίας το 1945 για την αναγνώριση από του Συμμάχους της αλβανικής κυβέρνησης του Ενβέρ Χότζα, έγγραφα σχετικά με τις προσκοπικές κατασκηνώσεις (1945-1946). Καταστάσεις πυρποληθέντων ή λεηλατηθέντων χωριών στην κατοχή, διοικητικά έγγραφα (1945-1946), πίνακες με τα σχολεία και τα διδακτήρια που έχουν υποστεί ζημιές, πίνακες με το προσωπικό των σχολείων, αιτήσεις, εκθέσεις, αναφορές και άλλα έγγραφα σχετικά με εκπαιδευτικά θέματα (1946-1947) και πολλά άλλα έγγραφα.
Καταστάσεις εκτελεσθέντων κατά τη διάρκεια της κατοχής από Γερμανούς και Ιταλούς στις περιοχές: Καστοριά, Βελβεντό, Βοΐο, Κοζάνη, Εορδαία, Σιάτιστα, Πολυνέρι, Σέρβια, Γρεβενά, Αμύνταιο, Φλώρινα. Αλληλογραφία με Δασαρχεία Κοζάνης Φλώρινας, Γρεβενών και Δασονομείο Σιάτιστας, Σερβίων και άλλων περιοχών. Αιτήσεις και επιστολές προς τον κυβερνητικό επίτροπο Κοζάνης - Φλωρίνης και διάφορα άλλα έγγραφα της Γενικής Διοίκησης Δυτικής Μακεδονίας.
Περιέχει αιτήσεις, πιστοποιητικά, βεβαιώσεις περί απορίας, κατοχής - αξίας ακινήτων, κατοχής αγρού, περί ερανικής εισφοράς υπέρ αγροφυλακής και γεννήσεων, βαπτίσεων από τους κώδικες του Αγίου Νικολάου που βρίσκονται στη Δημοτική βιβλιοθήκη, πιστοποιητικά θανάτου.
Περιλαμβάνονται αιτήσεις πυρποληθέντων κατοίκων από τους αντάρτες το 1944, έγγραφο προς την Εθνική Οργάνωση νεανίδων το 1938, αποδείξεις μηνιαίων αποδοχών των νομαρχιακών υπαλλήλων το 1940. Επιπλέον, περιέχεται κατάλογος των Ελλήνων αιχμαλώτων στην Ελβετία το 1943 και έγγραφα προς τη Νομαρχία Γρεβενών το 1945.
Καταστάσεις με τους κατόχους ραδιοφώνου που υπέβαλαν τη σχετική δήλωση κατοχής του. Καταστάσεις με τα παραδοθέντα ραδιόφωνα και με τα χαρακτηριστικά τους. Γνωστοποιήσεις, τηλεγραφήματα, δηλώσεις, αιτήσεις, αποδείξεις παραλαβής, κοινοποιήσεις σχετικά με την κατοχή ραδιοφώνου. Βεβαιώσεις κατοχής και παραλαβής ραδιοφώνου στα γερμανικά.
Επεξεργασία δηλώσεων ζημιών πολέμου και εχθρικής κατοχής 1941-1944. "Κατάλογος Αστέγων Προσφύγων Ξηρολίμνης" και "Κατάστασις των ενισχυτέων πυροπαθών και λεηλατηθέντων κατοίκων Καλαμιάς απόρων και πενομένων - προσφυγόντων εν Κοζάνη". Τα δύο αυτά έγγραφα έχουν τη σφραγίδα του Εθνικού Ελληνικού Στρατού. Απόκομμα της εφημερίδας "Μακεδονικό Βήμα" Κοζάνης (φ.609/ 10-09-1939) και της στήλης Δηλώσεις Αποκηρύξεως Κομμουνισμού. Έγγραφα σχετικά με εκκλησιαστικά και άλλα καθιδρύματα των μειονοτήτων έτους 1942. Κατάσταση ονομάτων προς καταβολή φόρου Γεωργικής παραγωγής (Δεκάτης) σε είδος του έτους 1944-1945.
Έγγραφα σχετικά με τη Διοικούσα Επιτροπή Δήμου Κοζάνης, αιτήσεις για τη χορήγηση οικονομικής βοήθειας και απαλλαγής φόρων λόγω απορίας και ζημιών από τον βομβαρδισμό της Κοζάνης κατά το 1941,αιτήσεις για διορισμό και εύρεση εργασίας, έγγραφα Γενικής Διοίκησης Δυτικής Μακεδονίας, αλληλογραφία και άλλα έγγραφα σχετικά με την τελετή αποκαλυπτηρίων του ανακαινισθέντος μνημείου Παύλου Μελά στο χωριό Κάτω Μελάς Βιτσίου, αλληλογραφία σχετική με την ένταξη του Δήμου στο σχέδιο Μάρσαλ (Marshall Plan), έγγραφα περιόδου 1939-1945 (Κατοχικά).
