Το αρχείο της Γενικής Διοικήσεως Δυτικής Μακεδονίας ή της Γενικής Διευθύνσεως Δυτικής Μακεδονίας αποτελείται από 6 κουτιά, 36 φακέλους και σχεδόν 1961 τεκμήρια. Ανάμεσα τους: Εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα της Γενικής Διοικήσεως Δυτικής Μακεδονίας την περίοδο 1945-1946, διάφορα έγγραφα των νομών Κοζάνης, Καστοριάς και Φλώρινας (1914-1939), έγγραφα της υπηρεσίας στεγάσεως (1941-1946). Τηλεγραφήματα, εγκύκλιοι, αποφάσεις, κοινοποιήσεις και άλλα έγγραφα σχετικά με τους ομογενείς πρόσφυγες, τους εκλογικούς καταλόγους και υποθέσεις της χωροφυλακής. Καταστάσεις εκτελεσθέντων κατά τη διάρκεια της κατοχής από Γερμανούς και Ιταλούς, ψηφίσματα διαμαρτυρίας το 1945 για την αναγνώριση από του Συμμάχους της αλβανικής κυβέρνησης του Ενβέρ Χότζα, έγγραφα σχετικά με τις προσκοπικές κατασκηνώσεις (1945-1946). Καταστάσεις πυρποληθέντων ή λεηλατηθέντων χωριών στην κατοχή, διοικητικά έγγραφα (1945-1946), πίνακες με τα σχολεία και τα διδακτήρια που έχουν υποστεί ζημιές, πίνακες με το προσωπικό των σχολείων, αιτήσεις, εκθέσεις, αναφορές και άλλα έγγραφα σχετικά με εκπαιδευτικά θέματα (1946-1947) και πολλά άλλα έγγραφα.
Το Κουτί 03 του αρχείου I.N.B.A. (AINB) περιέχει 6 Φακέλους και 312 Λυτά Έγγραφα σχετικά με αποφάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης Κοζάνης κατά τη περίοδο 2003 - 2007. Συγκεκριμένα περιέχει διάφορες αποφάσεις σχετικά με τις συμβάσεις έργων, αποφάσεις για προμήθειά υλικού, για εκδόσεις βιβλίων, για προσλήψεις και για ετήσιους οικονομικούς προϋπολογισμούς.
Το Κουτί 04 του αρχείου I.N.B.A. (AINB) περιέχει 4 Φακέλους και 127 Λυτά Έγγραφα σχετικά με αποφάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης Κοζάνης κατά τη περίοδο 2008 - 2011. Συγκεκριμένα περιέχει διάφορες αποφάσεις σχετικά με τις συμβάσεις έργων, αποφάσεις για προμήθειά υλικού, για εκδόσεις βιβλίων, για προσλήψεις και για ετήσιους οικονομικούς προϋπολογισμούς.
Το Κουτί 14 του αρχείου I.N.B.A. (AINB) περιέχει διάφορα τεκμήρια σχετικά με τον 3ο Λογοτεχνικό Διαγωνισμό που πραγματοποιήθηκε κατά το έτος 2007, στα πλαίσια της λειτουργίας του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης Κοζάνης. Συγκεκριμένα περιέχει την απόφαση για την βράβευση των κειμένων ,τη κατάσταση με τους διαγωνιζόμενους και κατά κύριο λόγο τα διαγωνιζόμενα λογοτεχνικά κείμενα. Το αρχείο του διαγωνισμού συνεχίζεται και στα 2 επόμενα κουτιά 15 και 16 του αρχείου του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης.
Το Κουτί 01 του αρχείου I.N.B.A. (AINB) περιέχει 8 Φακέλους και 319 Λυτά Έγγραφα σχετικά με αποφάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης Κοζάνης κατά τη περίοδο 1996 - 1998. Συγκεκριμένα περιέχει διάφορες αποφάσεις σχετικά με τις συμβάσεις έργων, αποφάσεις για προμήθειά υλικού, για εκδόσεις βιβλίων, για προσλήψεις και για ετήσιους οικονομικούς προϋπολογισμούς.
Το Κουτί 02 του αρχείου I.N.B.A. (AINB) περιέχει 5 Φακέλους και 388 Λυτά Έγγραφα σχετικά με αποφάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης Κοζάνης κατά τη περίοδο 1999 - 2002. Συγκεκριμένα περιέχει διάφορες αποφάσεις σχετικά με τις συμβάσεις έργων, αποφάσεις για προμήθειά υλικού, για εκδόσεις βιβλίων, για προσλήψεις και για ετήσιους οικονομικούς προϋπολογισμούς.
Το Κουτί 05 του αρχείου I.N.B.A. (AINB) περιέχει 8 Φακέλους και 319 Λυτά Έγγραφα που αφορούν τη δράση του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης κατά τα έτη 1996- 2011. Συγκεκριμένα περιέχει 3 φακέλους με αποφάσεις του Προέδρου του Διοικητικού Συμβουλίου, 1 φάκελο με έγγραφα που αφορούν τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου, 1 φάκελο με διάφορες αιτήσεις αιτήσεις προς το Διοικητικό Συμβούλιο, 1 φάκελο με συμβάσεις έργων και βεβαιώσεις συνεργατών, 1 φάκελο με αιτήσεις και εκτυπώσεις βιβλίων και περιοδικών και τέλος 1 φάκελο με εκθέσεις ελεγκτών του Διοικητικού Συμβουλίου του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης,.
Το Κουτί 06 του αρχείου I.N.B.A. (AINB) περιέχει 3 Φακέλους και 155 Λυτά Έγγραφα που αφορούν τη δράση του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης κατά τα έτη 1996- 2011. Συγκεκριμένα περιέχει 1 φάκελο με δημοσιεύσεις ισολογισμού κατά τα έτος 2000 έως το 2010, 1 φάκελος με διαγωνισμούς και προσφορές κατά το έτος 2000 έως το 2011 και τέλος 1 φάκελος με διάφορους εγκύκλιους κατά το έτος 1996 έως το 2002.
Το Κουτί 07 του αρχείου I.N.B.A. (AINB) περιέχει 6 Φακέλους και 135 Λυτά Έγγραφα που αφορούν τη δράση του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης κατά τα έτη 1996- 2011. Συγκεκριμένα περιέχει 1 φάκελο με δημοσιεύσεις ισολογισμού κατά τα έτος 2000 έως το 2010, 1 φάκελος με διαγωνισμούς και προσφορές κατά το έτος 2000 έως το 2011 και τέλος 1 φάκελος με διάφορους εγκύκλιους κατά το έτος 1996 έως το 2002.
