Το αρχείο της Νομαρχίας Κοζάνης αποτελείται από 68 κουτιά, 370 φακέλους και σχεδόν 19.872 τεκμήρια. Θα βρούμε εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα της Νομαρχίας, αλληλογραφία με υπουργεία, δήμους και άλλους φορείς. Η θεματολογία των εγγράφων είναι μεγάλη. Τα κυριότερα είναι διοικητικά και οικονομικά έγγραφα, φάκελοι ασφάλειας Γενικής Διοίκησης Κοζάνης - Φλωρίνης, κατάλογοι απογραφής προσφύγων και άλλα έγγραφα κυρίως για τους πρόσφυγες από βουλγαροκρατούμενες περιοχές, τη διενέργεια εράνων και τη χορήγηση επιδομάτων, έγγραφα από την περίοδο της κατοχής, έγγραφα από την εποπτεία εμπορίου - αγορανομία αλλά και σχετικά με την ίδρυση και λειτουργία βιοτεχνιών και μικρών βιομηχανιών, έγγραφα σχετικά με την καπνοπαραγωγή και πολλά άλλα.
Περιλαμβάνονται χειρόγραφα και δακτυλογραφημένα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα και δελτία πληροφοριών, που αφορούν τη δράση της Κ.Κ.Ε. Ακόμα, εμπεριέχεται αλληλογραφία και αιτήσεις προσώπων σχετικά με τον διορισμό τους. Τέλος, περιέχονται διάφορα έγγραφα με τα αποτελέσματα εκλογών για τη Φλώρινα και έκθεση για τα γεγονότα στην Κοζάνη κατά την προσπάθεια εξαγωγής οσπρίων λόγω της συγκέντρωσης της ΚΕΠΕΣ.
Περιλαμβάνονται χειρόγραφες και δακτυλογραφημένες αποφάσεις, εγκρίσεις και εντολές. Επίσης, περιέχονται έγγραφα του δήμου Γρεβενών, της Δεσκάτης και διαφόρων χωριών.
Περιλαμβάνονται διάφορα χειρόγραφα και δακτυλογραφημένα έγγραφα, αποφάσεις, αλληλογραφία, τηλεγραφήματα, φωτοαντίγραφα και κοινοποιήσεις. Επίσης, περιέχονται δακτυλογραφημένες καταστάσεις πινάκων, βεβαιώσεις, αποδεικτικά επιδόσεως και εκθέσεις καταλληλότητας.
Περιλαμβάνονται διάφορα χειρόγραφα και δακτυλογραφημένα διοικητικά και οικονομικά έγγραφα από την επαρχία Εορδαίας. Επίσης, περιέχονται διάφορες επιστολές, εκθέσεις τοιχοκολλήσεων, έγγραφα σχετικά με εφεδρικά επιδόματα και επαρχιακούς τύπους.
Περιλαμβάνονται χειρόγραφες και δακτυλογραφημένες καταστάσεις απόρων και ευπόρων ατόμων, που δικαιούνται τρόφιμα. Επίσης, περιέχεται αλληλογραφία της υπηρεσίας κοινωνικής πρόνοιας Γρεβενών, σχετικά με χωριά των Γρεβενών των ετών 1946-1948.
Περιέχονται καταστάσεις απόρων που δικαιούνται διανομές μαζί με ληξιαρχικές πράξεις γεννήσεων και καταστάσεις ονομάτων των κοινοτήτων του νομού Κοζάνης.
Περιέχονται αιτήσεις περί χορηγήσεως κατοικίας στον προσφυγικό οικισμό Κοζάνης, οι οριστικοί δικαιούχοι, αναπληρωματικοί, απορριφθείσες αιτήσεις.Επίσης, αλληλογραφίες περί των οικημάτων που θα δοθούν σε πρόσφυγες της Νομαρχίας, του Δήμου, της Γενικής Διοίκησης Μακεδονίας και των αιτούντων προσφύγων, καθώς και αιτήσεις και υπεύθυνες δηλώσεις.