Το αρχείο της Νομαρχίας Κοζάνης αποτελείται από 68 κουτιά, 370 φακέλους και σχεδόν 19.872 τεκμήρια. Θα βρούμε εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα της Νομαρχίας, αλληλογραφία με υπουργεία, δήμους και άλλους φορείς. Η θεματολογία των εγγράφων είναι μεγάλη. Τα κυριότερα είναι διοικητικά και οικονομικά έγγραφα, φάκελοι ασφάλειας Γενικής Διοίκησης Κοζάνης - Φλωρίνης, κατάλογοι απογραφής προσφύγων και άλλα έγγραφα κυρίως για τους πρόσφυγες από βουλγαροκρατούμενες περιοχές, τη διενέργεια εράνων και τη χορήγηση επιδομάτων, έγγραφα από την περίοδο της κατοχής, έγγραφα από την εποπτεία εμπορίου - αγορανομία αλλά και σχετικά με την ίδρυση και λειτουργία βιοτεχνιών και μικρών βιομηχανιών, έγγραφα σχετικά με την καπνοπαραγωγή και πολλά άλλα.
Περιλαμβάνονται χειρόγραφα και δακτυλογραφημένα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα και δελτία πληροφοριών, που αφορούν τη δράση της Κ.Κ.Ε. Ακόμα, εμπεριέχεται αλληλογραφία και αιτήσεις προσώπων σχετικά με τον διορισμό τους. Τέλος, περιέχονται διάφορα έγγραφα με τα αποτελέσματα εκλογών για τη Φλώρινα και έκθεση για τα γεγονότα στην Κοζάνη κατά την προσπάθεια εξαγωγής οσπρίων λόγω της συγκέντρωσης της ΚΕΠΕΣ.
Περιλαμβάνονται δακτυλογραφημένα εξερχόμενα έγγραφα του έτους 1945, σχετικά με εκθέσεις του γενικού Διευθυντού Νομαρχών αυτοκινήτων χωροφυλακής, που αφορά μηνιαία δελτία γενικής διευθύνσεως.
Περιλαμβάνονται χειρόγραφες αιτήσεις, αναφορές, ανοικτές επιστολές και υπομνήματα. Επίσης, περιέχονται, χειρόγραφες διαμαρτυρίες διαφόρων κοινοτήτων και συνοικισμών ιδιωτών προς τον Γενικό Διοικητή της Δυτικής Μακεδονίας του έτους 1945.
Περιλαμβάνονται χειρόγραφες και δακτυλογραφημένες αιτήσεις προσώπων σχετικά με τον διορισμό τους, προς τον Γενικό Διοικητή Δυτικής Μακεδονίας του έτους 1945.
Περιλαμβάνονται χειρόγραφα και δακτυλογραφημένα τηλεγραφήματα εγγράφων προς τη Γενική Διοίκηση της Δυτικής Μακεδονίας, σχετικά με τα αποτελέσματα των εκλογών της επαρχίας Φλωρίνης.
Περιλαμβάνεται δακτυλογραφημένο εισερχόμενο έγγραφο, του έτους 1941 ως έκθεση για τα γεγονότα στην Κοζάνη κατά την προσπάθεια για την εξαγωγή οσπρίων λόγω της συγκέντρωσης της ΚΕΠΕΣ.