Το αρχείο της Δημοτικής Βιβλιοθήκης Κοζάνης αποτελείται από 32 κουτιά και περίπου 7.657 τεκμήρια. Μέσα σε αυτά βρίσκουμε αλληλογραφία, καταστάσεις, κοινοποιήσεις, γνωστοποιήσεις, αποφάσεις, αιτήσεις, ερωτηματολόγια, στοιχεία δραστηριότητας Δημοτικής Βιβλιοθήκης, ενημερωτικά δελτία, έγγραφα αποστολής ή παραλαβής βιβλίων και περιοδικών, ευχαριστήριες επιστολές σχετικά με δωρεές στη βιβλιοθήκη, πρακτικά συνεδριάσεων δημοτικού συμβουλίου Κοζάνης και της
ειδικής Συμβουλευτικής Επιτροπής της Δημοτικής Βιβλιοθήκης, δελτία έρευνας βιβλιοθηκών, κατάλογοι δωρεάς βιβλίων, καταστάσεις βιβλίων για δέσιμο, κατάλογοι βιβλίων για προμήθεια, κατάλογος βιβλίων της Δημοτικής Βιβλιοθήκης που υπάρχουν σε πολλαπλά αντίτυπα και μπορούν να δωρηθούν και άλλα έγγραφα σχετικά με τη λειτουργία και την ανάπτυξη της Δημοτικής Βιβλιοθήκης Κοζάνης.

Περιέχει καταστατικό Αναγνωστηρίου Κοζάνης του 1916-1918, εσωτερικό κανονισμό του Αναγνωστηρίου, πρακτικό συνεδρίασης περί ιδρύσεως Αναγνωστηρίου, έγγραφα σχετικά με τη λειτουργία του Αναγνωστηρίου Κοζάνης, αιτήσεις για αποστολή βιβλίων, έγγραφα αγοράς βιβλίων, αλληλογραφία του Αναγνωστηρίου και έγγραφα σχετικά με την παράδοση της βιβλιοθήκης και της περιουσίας του Συλλόγου Αναγνωστηρίου Κοζάνης στον Δήμο. Έγγραφα σχετικά με την ίδρυση και λειτουργία του Γυμνασίου Τσοτυλίου. Αντίγραφα του κατάλογου των εξόδων της εν Τσοτυλίω Σχολής από 11 Μαρτίου 1872 και λογαριασμοί της Σχολής. Συλλογή χαρτών και έντυπα σχετικά με τους λογοτεχνικούς διαγωνισμός του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης (ΙΝ.Β.Α.)

Στο συγκεκριμένο φάκελο περιέχονται 26 λυτά έγγραφα τα οποία αφορούν αποφάσεις του Διοικητικό Συμβούλιο του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης Κοζάνης κατά τον Φεβρουάριο του 1996.

Τα θέματα που διαπραγματεύονται οι 26 αυτές αποφάσεις, αναλυτικά αφορούν, τη συγκρότηση του Διοικητικού Συμβουλίου του Ινστιτούτου, αιτήσεις για εκδόσεις έργων, συμβάσεις έργων, αποδοχές χρηματικών ποσών, αποφάσεις έργων υποδομών, πρόσληψη επιστημονικού διευθυντή, στέγαση του Ινστιτούτου, σύνδεση δικτύου Interne και τον προγραμματισμό συνεδρίων 1996

Στο συγκεκριμένο φάκελο περιέχονται 33 λυτά έγγραφα τα οποία αφορούν αποφάσεις του ΔΣ του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης Κοζάνης κατά τους μήνες Οκτώβριο, Νοέμβριο και Δεκέμβριο του 1996.

Τα θέματα που διαπραγματεύονται οι 33 αυτές αποφάσεις, αναλυτικά αφορούν, ψήφιση κανονισμού εσωτερικών υπηρεσιών του Ινστιτούτου, εγκρίσεις αποφάσεων, προσλήψεις προσωπικού, συμβάσεις έργων, τροποποιήσεις προϋπολογισμού, συμβάσεις εργασίας, διάφορες ενημερώσεις, ορισμός επιτροπών για την υλοποίηση στου Σχεδίου Δράσεως του Ινστιτούτου, προμήθεια υλικού, απολογισμούς, αποδοχές επιχορηγήσεων, ενισχύσεις δραστηριοτήτων από πιστώσεις ΛΟΤΤΟ-ΠΡΟΤΟ, προμήθεια εντύπων και περιοδικών. προτάσεις διευθυντή Ινστιτούτου,

Στο συγκεκριμένο φάκελο περιέχονται 45 λυτά έγγραφα τα οποία αφορούν αποφάσεις του ΔΣ του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης Κοζάνης κατά τους μήνες Μάρτιο, Απρίλιο και Μάιο του 1996.

Τα θέματα που διαπραγματεύονται οι 45 αυτές αποφάσεις, αναλυτικά αφορούν, την ενίσχυση δραστηριοτήτων από πιστώσεις ΛΟΤΤΟ-ΠΡΟΤΟ, έγκριση και διοργάνωση συνεδρίων, αναβολές συναντήσεων, οργάνωση συναντήσεων, ορισμός εκπροσώπου του Ινστιτούτου στην Κοινή Επιτροπή Παρακολούθησης του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης Κοζάνης,, χορήγησεις ειδών ατομικής προστασίας τακτικών υπαλλήλων ΟΤΑ, παροχές ειδών στο προσωπικό, αποδοχές χρηματικών ποσών ορισμός γραμματέα στην Κοινή Επιτροπή Παρακολούθησης της Προγραμματιστικής Σύμβασης μεταξύ ΥΠ.ΠΟ. του Δήμου Κοζάνης, χορηγήσεις αδειών, χορήγηση ανωτέρου μισθολογικού κλιμακίου, πρόσληψη Διευθυντού του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης Κοζάνης, μετακινήσεις υπαλλήλων εκτός έδρας, συμβάσεις έργων, ορισμός Επιτροπής Παραλαβής εντύπων δωρεάς Σεβασμιότατου Μητροπολίτου Σερβίων και Κοζάνης κ.κ. ΔΙΟΝΥΣΙΟΥ και Πρωτόκολλον Παραδόσεως και παραλαβής της βιβλιοθήκης του Μητροπολίτου Διονύσιου Ψαριανού στη Δημοτική Βιβλιοθήκη Κοζάνης, καθορισμός τιμής πώλησης εκδόσεων Ινστιτούτου, ενημερώσεις του Διοικητικού Συμβουλίου, ορισμός υπαλλήλου για την τήρηση των Πρακτικών συνεδριάσεων Διοικητικού Συμβουλίου του Ινστιτούτου, διάφορες αιτήσεις - 'έγγραφα - ανακοινώσεις, αιτήσεις συγγραφέων και καταχώρηση ύλης - ενίσχυσης ημερολογίου Κοζάνης, Μπέλλου.

Στο συγκεκριμένο φάκελο περιέχονται 29 λυτά έγγραφα τα οποία αφορούν αποφάσεις του ΔΣ του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης Κοζάνης κατά τον μήνα Ιούνιο έως Σεπτέμβρη του 1996.

Τα θέματα που διαπραγματεύονται οι 29 αυτές αποφάσεις, αναλυτικά αφορούν: Καταβολές ειδικής μηνιαίας εκλογικής αποζημίωσης, χορηγήσεις αδειών, κατάρτιση προυπολογισμών, αποζημιώσεις, αποδοχές επιχορηγήσεων, διάφορες ενημερώσεις, αποδοχές ενισχύσεων δραστηριοτήτων από πιστώσεις ΛΟΤΤΟ-ΠΡΟΤΟ, διάφορες ανακοινώσεις, παροχές και χορηγήσεις ειδών στο προσωπικό και χορηγήσεις επιδομάτων.

Στο συγκεκριμένο φάκελο περιέχονται 55 λυτά έγγραφα τα οποία αφορούν αποφάσεις του ΔΣ του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης Κοζάνης κατά τον μήνα Ιούνιο έως τον Δεκέμβριο του 1997.

Τα θέματα που διαπραγματεύονται οι 55 αυτές αποφάσεις, αναλυτικά αφορούν, την έγκριση ισολογισμού χρήσεως, ενημερώσεις δραστηριοτήτων, αποδοχές δωρεάς, αιτήσεις υπαλλήλων, προμήθεια εντύπων, εφημερίδων και περιοδικών, τη μεταγραφή του Κώδικα Μονής Ζάβορδας, τροποποιήσεις αποφάσεων, αποδοχές επιχορηγήσεων, τον απολογισμό της Α΄ Πανελλήνιας συνάντησης των λογοτεχνικών περιοδικών στην Κοζάνη, προγραμματισμούς εκδηλώσεων, επιχορηγήσεις περιοδικών, εκδόσεις εντύπων, χορηγήσεις ειδών ατομικής προστασίας υπαλλήλων, αιτήσεις υπαλλήλων, προμήθεια Η/Υ - λογιστικών προγραμμάτων και συμβάσεις υπαλλήλων.

Στο συγκεκριμένο φάκελο περιέχονται 29 λυτά έγγραφα τα οποία αφορούν αποφάσεις του ΔΣ του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης Κοζάνης κατά τον μήνα Φεβρουάριο έως τον Απρίλη του 1997

Τα θέματα που διαπραγματεύονται οι 29 αυτές αποφάσεις, αναλυτικά αφορούν, εγκρίσεις προϋπολογισμού, εγκρίσεις αποφάσεων και προγραμματισμών δράσεων, ορισμοί υπαλλήλων, προτάσεις συγγραφέων για έκδοση έργων, επιχορηγήσεις περιοδικών, έγκριση βιβλιοδέτησης εφημερίδων Κοζάνης, συμβάσεις έργων, προμήθεια προγραμμάτων, έντυπων, βιβλίων και περιοδικών, προμήθεια επίπλων, σκευών και μηχανημάτων, αποδοχές επιχορηγήσεων, εκδόσεις βιβλίων και καθορισμός τιμής πώλησης βιβλίων.