Το αρχείο της Δημοτικής Βιβλιοθήκης Κοζάνης αποτελείται από 32 κουτιά και περίπου 7.657 τεκμήρια. Μέσα σε αυτά βρίσκουμε αλληλογραφία, καταστάσεις, κοινοποιήσεις, γνωστοποιήσεις, αποφάσεις, αιτήσεις, ερωτηματολόγια, στοιχεία δραστηριότητας Δημοτικής Βιβλιοθήκης, ενημερωτικά δελτία, έγγραφα αποστολής ή παραλαβής βιβλίων και περιοδικών, ευχαριστήριες επιστολές σχετικά με δωρεές στη βιβλιοθήκη, πρακτικά συνεδριάσεων δημοτικού συμβουλίου Κοζάνης και της
ειδικής Συμβουλευτικής Επιτροπής της Δημοτικής Βιβλιοθήκης, δελτία έρευνας βιβλιοθηκών, κατάλογοι δωρεάς βιβλίων, καταστάσεις βιβλίων για δέσιμο, κατάλογοι βιβλίων για προμήθεια, κατάλογος βιβλίων της Δημοτικής Βιβλιοθήκης που υπάρχουν σε πολλαπλά αντίτυπα και μπορούν να δωρηθούν και άλλα έγγραφα σχετικά με τη λειτουργία και την ανάπτυξη της Δημοτικής Βιβλιοθήκης Κοζάνης.

Περιέχει καταστατικό Αναγνωστηρίου Κοζάνης του 1916-1918, εσωτερικό κανονισμό του Αναγνωστηρίου, πρακτικό συνεδρίασης περί ιδρύσεως Αναγνωστηρίου, έγγραφα σχετικά με τη λειτουργία του Αναγνωστηρίου Κοζάνης, αιτήσεις για αποστολή βιβλίων, έγγραφα αγοράς βιβλίων, αλληλογραφία του Αναγνωστηρίου και έγγραφα σχετικά με την παράδοση της βιβλιοθήκης και της περιουσίας του Συλλόγου Αναγνωστηρίου Κοζάνης στον Δήμο. Έγγραφα σχετικά με την ίδρυση και λειτουργία του Γυμνασίου Τσοτυλίου. Αντίγραφα του κατάλογου των εξόδων της εν Τσοτυλίω Σχολής από 11 Μαρτίου 1872 και λογαριασμοί της Σχολής. Συλλογή χαρτών και έντυπα σχετικά με τους λογοτεχνικούς διαγωνισμός του Ινστιτούτου Βιβλίου και Ανάγνωσης (ΙΝ.Β.Α.)

Το αρχείο της οικογένειας Κωνσταντίνου και Τσουμή, αριθμεί 12 κουτιά, τα 8 εκ των οποίων είναι φωτογραφικά άλμπουμ, 16 φακέλους με περίπου 1400 τεκμήρια. Αποτελείται από προσωπικά έγγραφα των αδελφών Γεωργίου και Νικολάου Τσουμή και της οικογένειας Αργυρίου Τσουμή, από την μεριά του πατέρα τους και της οικογενείας Κωνσταντίνου από την μεριά της μητέρα τους.

Το πρώτο κουτί περιέχει 6 φακέλους και 114 λυτά έγγραφα τα οποία περιέχουν επιστολές, Οθωμανικά έγγραφα, διάφορα προσωπικά έγγραφα και σημειώσεις, παλιά τυπωμένα βιβλία που περιέχουν γραπτές σημειώσεις των κατόχων, λαχεία κληρώσεων, ταξιδιωτικά έγγραφα και πολιτικός χάρτης της Ευρώπης. Το δεύτερο κουτί περιέχει 55 λυτά έγγραφα. Περιλαμβάνει ολόκληρα φύλλα ή αποκόμματα εφημερίδων που περιλαμβάνουν άρθρα σχετικά με την οικογένεια Τσουμή - Κωνσταντίνου. Το τρίτο κουτί περιέχει 2 φακέλους με 9 αντικείμενα. Το τέταρτο κουτί είναι φωτογραφικό άλμπουμ και διαθέτει 131 τεκμήρια φωτογραφικού. Το πέμπτο κουτί, διαθέτει 242 φωτογραφικά τεκμήρια. Το έκτο και το έβδομο κουτί, περιέχουν από 148 Χριστουγεννιάτικες ευχετήριες κάρτες το καθένα. Το όγδοο και ένατο κουτί περιέχουν αντίστοιχα 138 Πασχαλινές ευχετήριες κάρτες και 50 διάφορες ευχετήριες κάρτες. Το δέκατο κουτί περιέχει 226 καρτ ποστάλ. Το ενδέκατο κουτί περιέχει 2 φακέλους με διάφορες κάρτες . Το δωδέκατο κουτί περιέχει 4 φακέλους φωτογραφικού υλικού.