Ο Φ3 περιλαμβάνει την περιγραφή των δράσεων των εγκαινίων του νέου κτιρίου της ΚΔΒΚ. Πιο συγκεκριμένα παρουσιάζεται :
1. Η περιγραφή φυσικού αντικειμένου της σύμβασης (το περιβάλλον της σύμβασης):
α) η συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας της Α.Α. : η μελέτη σταθερού προϋπολογισμού 24.800,00 ευρώ σύμφωνα με την οποία προβλέπεται η παροχή υπηρεσιών για το σχεδιασμό, τη διοργάνωση και υλοποίηση των εγκαινίων του νέου κτιρίου της Κοβενταρείου Δημοτικής Βιβλιοθήκης.
β) η οργανωτική δομή της Α.Α : Το Νομικό πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου "Κοβεντάρειος Δημοτική Βιβλιοθήκη Κοζάνης" του Δήμου Κοζάνης, συστάθηκε το 1986 και παρέμεινε ως αυτοτελές ΝΠΔΔ ως το 2011, λόγω της δραστηριότητάς της από πλευράς ευρύτερης αναγνώρισης, εξειδικευμένου αντικειμένου, μακροχρόνιας απόδοσης έργου και γενικότερης καταξίωσης της προσφοράς της.
Η Διοίκηση της ΚΔΒΚ ορίζεται από το Δημοτικό Συμβούλιο του Δήμου Κοζάνης, από το οποίο και εποπτεύεται. Ο Πρόεδρος του Διοικητικού Συμβουλίου είναι αρμόδιος για την εποπτεία και τον έλεγχο των υπηρεσιών της ΚΔΒΚ, έτσι ώστε να επιτυγχάνεται η επίτευξη των περιοδικών/γενικών στόχων και προγραμμάτων που αποφασίζονται κάθε φορά, όσο το δυνατόν αποτελεσματικότερα. Σε περίπτωση απουσίας του Προέδρου αναπληρώνεται από τον Αντιπρόεδρο του Δ.Σ. Ο Πρόεδρος είναι αυτός που εκπροσωπεί την ΚΔΒΚ σε κάθε αρχή και πραγματοποιεί τις αποφάσεις του Δ.Σ.
γ) Υφιστάμενη κατάσταση-υποδομές : Το νέο κτιριακό συγκρότημα της Δημοτικής Βιβλιοθήκης και του Μουσείου Βιβλιοθήκης Κοζάνης, στεγάζει τόσο παλαίτυπα "Μετά τα Φυσικά" και "Περί ζώων ιστορίας" του Αριστοτέλη (εκτύπωση 1497), στη "Χάρτα του Ρήγα" (εκτύπωση 1796-97) κ.ά., όσο και 120.000 χειρόγραφα, κώδικες, χάρτες, φυλλάδια και βιβλία κ.ά., εξηγώντας στο κοινό ελληνικό και ξένο, γιατί και πώς όλος αυτός ο πλούτος συγκεντρώθηκε στην πόλη της Κοζάνης των τελευταίων τριών αιώνων, καθιστώντας την ένα από τα βασικά ιστορικά κέντρα ανάπτυξης του Ελληνικού Διαφωτισμού.
2. Ο σκοπός και οι στόχοι της σύμβασης : η Α.Α. έχει ως σκοπό να διοργανώσει όσο το δυνατόν καλύτερα μία σειρά από δράσεις, προωθητικές ενέργειες και τα εγκαίνια του νέου κτιρίου, την επικοινωνία τους καθώς επίσης και την κατάλληλη προβολή τους.
α) Στοιχεία ωριμότητας της Σύμβασης: Η ΚΔΒΚ έχει συμπεριλάβει τη χρηματοδότηση των υπηρεσιών στο Ειδικό Αναπτυξιακό πρόγραμμα (ΕΑΠ) Δυτικής Μακεδονίας, έργο το οποίο εγκρίθηκε από την Επιτροπή Παρακολούθησης σύμφωνα με την αριθμ. 18/2017 απόφαση του Δ.Σ. της ΚΔΒΚ “2η Αναμόρφωση-Τροποποίηση Προϋπολογισμού ΚΔΒΚ έτους 2017”, με τίτλο “Ανάδειξη πολιτιστικού αποθέματος Δήμου Κοζάνης (ΕΑΠ 2012-2016)” και συνολικό ποσό 24.800,00 ευρώ.
3. Το αντικείμενο της σύμβασης : α) Απαιτήσεις και Τεχνικές Προδιαγραφές ανά τμήμα αντικειμένου. Το αντικείμενο του συγκεκριμένου έργου είναι η υλοποίηση δράσεων που σχετίζονται με το σχεδιασμό, τη διοργάνωση - υποστήριξη, την υλοποίηση των εγκαινίων και άλλων δράσεων που έχουν ενταχθεί στο πλαίσιο των εγκαινίων του νέου κτιρίου της ΚΔΒΚ, καθώς και την προβολή και προώθησή τους μέσω των social media. Υπάρχει και αναλυτικός πίνακας για την αναλυτικότερη περιγραφή του παρόντος έργου.
β) Η αναλυτική περιγραφή των δράσεων ανά ημέρα με τις υποχρεώσεις του αναδόχου, καθώς και πίνακας με τη συνοπτική περιγραφή των δράσεων.
γ) Προώθηση δράσεων μέσω social media : για την καλύτερη δυνατή επικοινωνία και προώθηση των δράσεων, αλλά και για την ενημέρωση του κοινού στα εγκαίνια της νέας Βιβλιοθήκης.
δ)Τεχνικές προδιαγραφές επιμέρους προμηθειών, υπηρεσιών που σχετίζονται με το σχεδιασμό, την οργάνωση και υποστήριξη διοργάνωσης των δράσεων των εγκαινίων της νέας Βιβλιοθήκης.
4. Μεθοδολογία υλοποίησης : Αποτελείται από τη Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου, το σχήμα Διοίκησης, σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου, την ομάδα έργου, το σχέδιο και το σύστημα διασφάλισης ποιότητας, καθώς και το κριτήριο κατακύρωσης.
5. Η διάρκεια σύμβασης- οι χρόνοι παράδοσης και τα παραδοτέα. Η παρούσα σύμβαση ισχύει από την υπογραφή της και ολοκληρώθηκε ένα μήνα μετά τα εγκαίνια του νέου κτιρίου της ΚΔΒΚ, τα οποία υλοποιήθηκαν στις 10/10/2018, δηλαδή 10/11/2018.
6. Οικονομικό αντικείμενο της σύμβασης: Το συνολικό ποσό του έργου είναι σταθερό και ανέρχεται σε είκοσι τέσσερις χιλιάδες οχτακόσια ευρώ (24.800,00 ευρώ) συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ 24% και καλύπτεται από τον προϋπολογισμό της ΚΔΒΚ.
7. Ειδική συγγραφή υποχρεώσεων: για κάθε παραδοτέο, η Αναθέτουσα Αρχή συγκαλεί την Επιτροπή Παραλαβής (ΕΠ), για τον έλεγχο και τη σύνταξη σχετικού πρακτικού παραλαβής.