Ο φάκελος Φ03 περιλαμβάνει έγγραφα που αφορούν σε κοσμικά κτήρια.
"Αναλυτικότερα τα φιρμάνια 24 και 25 φέρουν ακριβώς την ίδια ημερομηνία και έχουν ακριβώς το ίδιο περιεχόμενο, την άδεια ανέγερσης σχολείου. Μόνο που το πρώτο μιλάει για σχολείο θηλέων, ενώ το δεύτερο για σχολείο αρρένων. Πιθανόν να εντάσσονται στο πλαίσιο των προσπαθειών για την ίδρυση γυμνασίου στην Κοζάνη, οι οποίες άρχισαν το 1849.
Ωστόσο, τα δύο έγγραφα παρέχουν την εξής δυσκολία: Πρόκειται για ένα κτήριο, όπου θα στεγάζονταν τόσο αγόρια όσο και κορίτσια, ή για δύο διαφορετικά κτήρια, το ένα αρρένων και το άλλο θηλέων; Θεωρούμε ότι μάλλον επρόκειτο για δύο διαφορετικά κτήρια, διότι διαφορετικά δεν δικαιολογείται η ύπαρξη δύο διαφορετικών φιρμανιών. Θα αρκούσε ένα φιρμάνι. Φαίνεται λοιπόν ότι οι Κοζανίτες πέτυχαν, μέσω του Πατριαρχείου την έκδοση αδειών για την κατασκευή δύο κτηρίων, με τις ίδιες ακριβώς διαστάσεις το καθένα, για να στεγάσουν τα σχολεία των παιδιών της περιοχής. Μεγαλεπίβολα σχέδια που φαίνεται ότι δεν πραγματοποιήθηκαν παρά 35 χρόνια αργότερα με την ίδρυση του Βαλταδώρειου γυμνασίου το 1899.
Με το έγγραφο 37 παραχωρείται άδεια για τη μετατροπή της κατοικίας του Κωνσταντίνου Δρίζη , την οποία ο ίδιος δώρισε σε νοσοκομείο. Όσον αφορά τη διαδικασία έκδοσης των εν λόγω φιρμανιών παρατηρούμε ότι ακολουθήθηκε η ίδια οδός με εκείνη των αδειών για ανέγερση ή επισκευή των εκκλησιών, δηλαδή μέσω του ορθόδοξου πατριαρχείου στην Κωνσταντινούπολη. Τέλος το έγγραφο 37 (1909) δίνει 9.065 κατοίκους για την πόλη της Κοζάνης, το ίδιο ακριβώς νούμερο με το της ίδιας χρονιάς έγγραφο 38. Φαίνεται ότι και στα δύο έγγραφα χρησιμοποιήθηκε η ίδια πηγή πληροφόρησης, με μια μικρή διαφοροποίηση : Ενώ στο έγγραφο 38 μαθαίνουμε ότι οι εν λόγω κάτοικοι διανέμονται σε ακριβώς 1.596 νοικοκυριά, στο έγγραφο 37 ο αριθμός των νοικοκυριών δίνεται ως "κάτι παραπάνω από 1.700". Επιπλέον ενώ στο έγγραφο 31 (1897) πληροφορηθήκαμε ότι ο πληθυσμός της πόλης ήταν 8.467, στο έγγραφο 32 (1899), δηλ. δυο χρόνια αργότερα , δίνεται ο αριθμός 6.532, δηλαδή περίπου 2.000 λιγότεροι "(Σαλακίδης, 2004, σ.137-138)

Το αρχειακό κουτί 1 αποτελείται από 7 Φακέλους, που περιλαμβάνουν τα ομαδοποιημένα έγγραφα τριών κατηγοριών με βάση τη δομή που ακολουθήθηκε για την έκδοση του βιβλίου του Γεώργιου Σαλακίδη με τίτλο "Τα Σουλτανικά Έγγραφα της Δημοτικής Βιβλιοθήκης της Κοζάνης (1721-1909)''
Η ενότητα 1 περιλαμβάνει τους 3 φακέλους που αφορούν στην Εκκλησία κυρίως σε θέματα ανώτερου κλήρου αλλά και στη γενικότερη οργάνωση της Ορθόδοξης Εκκλησίας.
Φ01 Επισκοπικά και μητροπολιτικά διοριστήρια έγγραφα
Φ02 Έγγραφα για την οργάνωση της Ορθόδοξης Εκκλησίας
Φ03 Έγγραφα σχετικά με κοσμικά κτήρια
Η ενότητα 2 περιλαμβάνει 2 φακέλους με έγγραφα σχετικά με το φορολογικό status της Κοζάνης, αλλά και με άλλα οικονομικά θέματα.
Φ04 Έγγραφα σχετικά με το φορολογικό status της Κοζάνης
Φ05 Έγγραφα σχετικά με άλλα οικονομικά θέματα.
H ενότητα 3 περιλαμβάνει 1 φάκελο με έγγραφα σχετικά με εμπόρους και εμπορικά προνόμια.
Φ06 3 έγγραφα σχετικά με εμπόρους και εμπορικά προνόμια
Τέλος ο Φ07 περιέχει έγγραφο που προστέθηκε εκ των υστέρων και αφορά σε απονομή παρασήμου σε Επίσκοπο