Το αρχείο της Νομαρχίας Κοζάνης αποτελείται από 68 κουτιά, 370 φακέλους και σχεδόν 19.872 τεκμήρια. Θα βρούμε εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα της Νομαρχίας, αλληλογραφία με υπουργεία, δήμους και άλλους φορείς. Η θεματολογία των εγγράφων είναι μεγάλη. Τα κυριότερα είναι διοικητικά και οικονομικά έγγραφα, φάκελοι ασφάλειας Γενικής Διοίκησης Κοζάνης - Φλωρίνης, κατάλογοι απογραφής προσφύγων και άλλα έγγραφα κυρίως για τους πρόσφυγες από βουλγαροκρατούμενες περιοχές, τη διενέργεια εράνων και τη χορήγηση επιδομάτων, έγγραφα από την περίοδο της κατοχής, έγγραφα από την εποπτεία εμπορίου - αγορανομία αλλά και σχετικά με την ίδρυση και λειτουργία βιοτεχνιών και μικρών βιομηχανιών, έγγραφα σχετικά με την καπνοπαραγωγή και πολλά άλλα.
Περιλαμβάνονται αιτήσεις πυρποληθέντων κατοίκων από τους αντάρτες το 1944, έγγραφο προς την Εθνική Οργάνωση νεανίδων το 1938, αποδείξεις μηνιαίων αποδοχών των νομαρχιακών υπαλλήλων το 1940. Επιπλέον, περιέχεται κατάλογος των Ελλήνων αιχμαλώτων στην Ελβετία το 1943 και έγγραφα προς τη Νομαρχία Γρεβενών το 1945.
Περιλαμβάνονται χειρόγραφες και δακτυλογραφημένες αποφάσεις, κοινοποιήσεις, επιστολές, τηλεγραφήματα και σχέδια αποφάσεως από τη Γενική Διεύθυνση Μακεδονίας προς τη Νομαρχία Κοζάνης σχετικά με προσφυγικά ζητήματα, των ετών 1941-1944.
Εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα της Νομαρχίας Κοζάνης με θέμα τους πρόσφυγες από τις βουλγαροκρατούμενες περιοχές, βεβαιώσεις και ονομαστικοί κατάλογοι. Έκθεση της επιτροπής που ανέλαβε την απογραφή της περιουσίας του υφαντηρίου Τοπικής Κοινωνικής Πρόνοιας Κοζάνης και τον ταμειακό έλεγχο. Έκθεση ενόρκου διοικητικής εξέτασης, αλληλογραφία με αγρονομία για θέματα σχετικά με τις εκλογές της 31-03-1946. Πίνακες σχετικούς με στρατολογικά γραφεία και εκλογικούς καταλόγους.Φύλλο 107 της εφημερίδος της Κυβερνήσεως (01/08/1945). Πρακτικά γενικής συνέλευσης και απολογισμός οικονομικού των ετών 1946-1947 1947-1948 της φιλόπτωχου αδελφότητος κυριών Κοζάνης. Κανονισμός απονομής τιμητικών διακρίσεων παρά του Δήμου Κοζάνης και σημάτων Δημάρχου Δημοτικών Συμβούλων και υπαλλήλων. Κανονισμός απονομής τιμητικών διακρίσεων παρά του Δήμου Θεσσαλονίκης και σημάτων Δημάρχου Δημοτικών Συμβούλων και υπαλλήλων. Υπόμνημα Γονέων και Κηδεμόνων των εις τα στα Σχολεία Κοζάνης φοιτούντων μαθητών προς τον Υπουργό Θρησκευμάτων και Εθνικής Παιδείας. Απόκομμα άρθρου εφημερίδας με τίτλο "Ο διάσημος αρχιμουσικός Χέριμπερτ Φον Κάραγιαν και οι εκ Κοζάνης καταγόμενοι πρόγονοι του" με ημερομηνία 07/03/1950. Έγγραφα σχετικά με τις σχολικές επιτροπές. Διάφορα άλλα έγγραφα.
Διάφορες επιστολές για την τακτοποίηση εργασίας των προσφύγων της Μακεδονίας και της Θράκης, επιστολές του Υπουργείου Εσωτερικών για χορήγηση επιδόματος στους δημοτικούς υπαλλήλους του Κράτους, επιστολές του Προέδρου της Κοινότητας Αμυγδάλων προς την επαρχία Εορδαίας, επιστολές κοινοτήτων προς την επαρχία Εορδαίας (Πτολεμαΐδα) για την παραχώρηση εκτάσεων στους πρόσφυγες και την καλλιέργεια αυτών, για την επιβολή φόρου των αγοραπωληθέντων ζώων και για πώληση εμπορευμάτων. Υπηρεσιακά έγγραφα προς την επαρχία Εορδαίας (Πτολεμαΐδα) από άλλες υπηρεσίες.Προσλήψεις προσωπικού σε διάφορες υπηρεσίες της Εορδαίας, απαλλαγές αναπήρων πολέμου από προσωπική εργασία, πρακτικά συνεδριάσεων της Διοικούσης επιτροπής, μισθοδοτικές καταστάσεις της επαρχίας Εορδαίας, διάφορες επιστολές οικονομικής φύσεως που αφορούν την πόλη της Πτολεμαΐδας, επιστολές του Νομάρχη Κοζάνης για τους πυροπαθείς και κατάλογοι με τα ονόματα αυτών.Επιστολές του Υπουργείου Αμύνης και της Μεραρχίας Κοζάνης, έγγραφα και πιστοποιητικά δημοσίων υπαλλήλων Κοζάνης.
Περιλαμβάνονται χειρόγραφες και δακτυλογραφημένες αποφάσεις, επιστολές, κοινοποιήσεις και τηλεγραφήματα από τη Γενική Διοίκηση Μακεδονίας προς τη Νομαρχία Κοζάνης που αφορούν προσφυγικά ζητήματα.
Διάφορα έγγραφα της Νομαρχίας Κοζάνης όπως: Κοινοποιήσεις, γνωστοποιήσεις. Κατάσταση προσφύγων που έλαβαν οικονομική βοήθεια. Έκθεση της επιτροπής που ανέλαβε την απογραφή της περιουσίας του υφαντηρίου Τοπικής Κοινωνικής Πρόνοιας Κοζάνης και τον ταμειακό έλεγχο. Έκθεση ενόρκου διοικητικής εξέτασης, αλληλογραφία με αγρονομία για θέματα σχετικά με τις εκλογές της 31-03-1946. Πίνακες σχετικούς με στρατολογικά γραφεία και εκλογικούς καταλόγους. Φύλλο 107 της εφημερίδος της Κυβερνήσεως (01/08/1945). Πρακτικά γενικής συνέλευσης και απολογισμός οικονομικού των ετών 1946-1947 1947-1948 της φιλόπτωχου αδελφότητος κυριών Κοζάνης. Κανονισμός απονομής τιμητικών διακρίσεων παρά του Δήμου Κοζάνης και σημάτων Δημάρχου Δημοτικών Συμβούλων και υπαλλήλων. Κανονισμός απονομής τιμητικών διακρίσεων παρά του Δήμου Θεσσαλονίκης και σημάτων Δημάρχου Δημοτικών Συμβούλων και υπαλλήλων. Υπόμνημα Γονέων και Κηδεμόνων των εις τα στα Σχολεία Κοζάνης φοιτούντων μαθητών προς τον Υπουργό Θρησκευμάτων και Εθνικής Παιδείας. Απόκομμα άρθρου εφημερίδας με τίτλο "Ο διάσημος αρχιμουσικός Χέριμπερτ Φον Κάραγιαν και οι εκ Κοζάνης καταγόμενοι πρόγονοι του" με ημερομηνία 07/03/1950. Διάφορα άλλα έγγραφα.
Κατάσταση προσφύγων από την Ανατολική Μακεδονία και Θράκη, χειρόγραφες σημειώσεις και έγγραφα από και προς τη γεωργική υπηρεσία νομού Κοζάνης, έγγραφα του Υπουργείο Εθνικής Αμύνης, κατάσταση αγροτών προσφύγων νομού Κοζάνης, αιτήσεις και βεβαιώσεις, διάφορα άλλα έγγραφα.
Επιστολές Νομαρχίας στον Δήμο για τη δημιουργία έκθεσης όπου θα αναφέρονται οι ζημιές σε οικήματα κατά τη διάρκεια της κατοχής και του πολέμου. Κοινοποιήσεις, γνωστοποιήσεις, αναφορές, αιτήσεις, διαταγές και άλλα έγγραφα σχετικά με τη μισθοδοσία και τα μισθολόγια των υπαλλήλων, τα ξενοδοχεία της Κοζάνης και την κατάσταση τους, τις αιτήσεις αποζημιώσεως για τη βοήθεια σε Βρετανούς στρατιωτικούς, οικονομικά θέματα, κατάσταση προσφύγων και διάφορα άλλα θέματα. Πίνακες, καταστάσεις και σχετική αλληλογραφία για τα ορφανά.
Διάφορες επιστολές για την τακτοποίηση εργασίας των προσφύγων της Μακεδονίας και της Θράκης (1943-1945).Επιστολές του Υπουργείου Εσωτερικών για χορήγηση επιδόματος στους δημοτικούς υπαλλήλους του Κράτους (1942-1943).Επιστολές του Προέδρου της Κοινότητας Αμυγδάλων προς την επαρχία Εορδαίας. Επιστολές κοινοτήτων προς την επαρχία Εορδαίας (Πτολεμαΐδα) για την παραχώρηση εκτάσεων στους πρόσφυγες και την καλλιέργεια αυτών, για την επιβολή φόρου των αγοραπωλούμενων ζώων και για πώληση εμπορευμάτων.
